Guide d'utilisation — formule Starter

La gestion de stock, sans superflu. Ce guide décrit les 11 modules inclus dans la formule Starter.

Sommaire

• Prise en main
• Pilotage : Alertes, Notifications
• Référentiel : Sites, Catalogue
• Stock : Stock, Transferts
• Achats : Commandes d’achat, Fournisseurs
• Ventes & clients : Facturation, Devis
• Administration : Paramètres

Prise en main

Accéder à MasterStock-PRO

MasterStock-PRO s'utilise dans votre navigateur (Chrome, Edge, Firefox ou Safari récents), sans installation. Ouvrez l'adresse de connexion qui vous a été communiquée, puis l'onglet Connexion.

Créer votre compte et démarrer l'essai

1. Sur l'écran de connexion, choisissez l'onglet Inscription.
2. Renseignez votre Nom complet, votre Adresse email, votre Société (facultatif) et votre Secteur d'activité.
3. Indiquez le Nombre de sites à inclure, puis choisissez Votre formule et la périodicité (Mensuel ou Annuel). Le total après l'essai s'affiche sous les formules.
4. Choisissez un mot de passe (6 caractères minimum), confirmez-le, puis cochez la case d'acceptation des conditions de l'essai.
5. Cliquez sur Créer mon compte. Vous êtes redirigé vers la page de paiement sécurisée Stripe : la carte bancaire est demandée, mais aucun prélèvement n'a lieu pendant les 14 jours d'essai.
6. Après validation, le message Votre essai est activé s'affiche : votre espace est prêt.

Si vous quittez la page de paiement avant la fin, reconnectez-vous puis cliquez sur Reprendre avec Stripe.

Votre formule : Starter

Se connecter et se déconnecter

• Connexion : saisissez votre adresse email et votre mot de passe, puis cliquez sur Se connecter.
• Déconnexion : cliquez sur votre nom en haut à droite, puis sur Se déconnecter.

Mot de passe oublié

1. Sur l'écran de connexion, cliquez sur Mot de passe oublié ?.
2. Saisissez votre adresse email et cliquez sur Envoyer le lien.
3. Ouvrez l'email reçu (vérifiez aussi vos courriers indésirables) et cliquez sur Choisir un nouveau mot de passe.
4. Saisissez et confirmez le nouveau mot de passe, puis Enregistrer le mot de passe. Vous êtes connecté.

Le lien est valable pour une durée limitée et ne sert qu'une fois. Ouvrez-le dans le navigateur où vous avez fait la demande.

Se repérer dans l'application

• Le menu latéral (à gauche) regroupe les modules par thème. Il affiche votre Formule et le nombre de modules inclus. La flèche en haut du menu le replie pour gagner de la place.
• La barre du haut propose :
  • la recherche globale (Rechercher…, raccourci Ctrl + K ou ⌘ K) pour ouvrir un module ou retrouver un élément ;
  • le choix du site (Tous les sites ou un site précis), qui filtre les écrans compatibles ;
  • la cloche des notifications et alertes ;
  • le choix de la langue (français, anglais, arabe) ;
  • votre menu personnel : Mon profil, Paramètres, Se déconnecter.

Modules non inclus dans votre formule

Un module qui n'est pas compris dans votre formule affiche l'écran Module verrouillé, avec la formule qui le débloque. Le bouton Débloquer ouvre la grille des formules. Pour changer de formule, contactez-nous : la modification est appliquée à votre abonnement et à votre facturation.

Votre abonnement

• La formule et le nombre de sites sont ceux choisis à l'inscription ; ils figurent dans Paramètres.
• La facture est émise par Stripe à chaque échéance (mensuelle ou annuelle).
• Pour toute question de facturation, de changement de formule ou de résiliation, contactez le support depuis l'adresse indiquée dans l'application.

Pilotage

Alertes

Menu : Pilotage › Alertes · Inclus dès la formule Starter

À quoi sert ce module

Le Centre d'alertes regroupe en un seul endroit tout ce qui demande une action : produits sous le seuil ou en rupture, surstocks, péremptions proches, transferts en retard et licences arrivant à échéance. Il s'adresse aux gestionnaires de stock et aux responsables de site, qui y traitent les alertes une à une.

Ce que vous voyez à l'écran

• En-tête : le titre, le site actif s'il y en a un, et les boutons Tout traiter, Générer bons de commande et Configurer alertes.
• Indicateurs : Alertes critiques, Non traitées, Traitées et Alertes totales.
• Onglets : Toutes, Stock, Licences, Transferts, Système, chacun avec le nombre d'alertes non traitées.
• Options d'affichage : le bouton Afficher tout / Masquer traitées et le tri Sévérité, Récentes, Non traitées. En tri par sévérité, une ligne récapitule le nombre d'alertes par niveau.
• Liste des alertes : pour chaque alerte, le titre, le niveau (Critique, Élevé, Moyen, Faible), la catégorie, la mention Alerte auto pour les alertes de seuil, le site, la référence et le détail chiffré (stock actuel, seuil minimum, plafond, date de péremption, date d'arrivée prévue…).
• Boutons par alerte : Commander, Suivre ou Renouveler selon le cas, puis Marquer traité.

Tâches courantes

Traiter une alerte

1. Lisez le détail de l'alerte.
2. Cliquez sur le bouton d'action : Commander ouvre le stock, Suivre ouvre les transferts, Renouveler ouvre les clients et licences.
3. Une fois le problème réglé, cliquez sur Marquer traité. L'alerte affiche Traité ; le bouton de réouverture permet de revenir en arrière.
4. Pour tout solder d'un coup, cliquez sur Tout traiter.

Préparer des bons de commande pour les produits en manque

1. Cliquez sur Générer bons de commande.
2. Étape Sélection : cochez les produits à commander et ajustez les quantités avec − et + (par pas de 10). Le Total estimé (HT) se met à jour.
3. Cliquez sur Réviser.
4. Étape Révision : les lignes sont regroupées par fournisseur. Choisissez Urgent ou Normal, indiquez la Date de livraison souhaitée et les Notes / Instructions.
5. Cliquez sur Générer … bon(s) de commande. L'étape Confirmation affiche la référence, le nombre de fournisseurs, les lignes et le Total TTC.

Régler les notifications

1. Cliquez sur Configurer alertes.
2. Pour chaque famille (stock, licences, transferts, commandes, système), activez ou non Email et In-app.
3. Validez avec Enregistrer.

Bon à savoir

• Les alertes sont calculées sur vos données réelles et suivent le secteur et le site sélectionnés.
• Un transfert en retard est Critique à partir de 5 jours, Élevé à partir de 2 jours, Moyen en dessous.
• L'onglet Licences signale les licences qui arrivent à échéance sous 45 jours.
• Les quantités proposées pour les bons de commande valent au moins le seuil minimum, et visent trois fois ce seuil. Un produit à stock nul est marqué URGENT.
• Dans la version actuelle, les bons générés ne sont pas enregistrés dans le module Achats, l'état Traité n'est pas conservé après rechargement de la page, et les réglages de notification ne sont pas conservés.

Notifications

Menu : Pilotage › Notifications · Inclus dès la formule Starter

À quoi sert ce module

Le Centre de notifications affiche l'historique complet des notifications de l'application : stock, achats, transferts, licences et système. C'est la page qui s'ouvre avec Voir l'historique depuis la cloche de la barre supérieure. Elle vous permet de retrouver une notification passée, de la marquer comme lue et d'ouvrir l'écran concerné.

Ce que vous voyez à l'écran

• En-tête : le titre Notifications, le nombre de notifications non lues et le total, et les boutons Tout marquer lu (s'il reste des non lues) et Réinitialiser.
• Compteurs : Non lues, Critiques, Avertissements et Informations.
• Colonne de filtres :
  • Filtres : Toutes, Non lues, Critiques, Lues, chacun avec son nombre ;
  • Catégorie : Toutes, Stock, Achats, Transferts, Licences, Système.
• Liste des notifications : regroupées par date (Aujourd'hui, Hier, Il y a … jours, puis la date complète). Chaque notification affiche son texte, son niveau (Critique, Avertissement, Info), l'heure, la catégorie et, si elle n'est pas lue, un point de couleur et le bouton Marquer lu.

Tâches courantes

Consulter une notification et ouvrir l'écran concerné

1. Repérez la notification dans la liste.
2. Cliquez dessus : elle passe en lue et l'écran correspondant s'ouvre (stock, achats, transferts, licences…).

Ne voir que l'essentiel

1. Dans Filtres, cliquez sur Non lues ou Critiques.
2. Si besoin, choisissez aussi une Catégorie, par exemple Transferts.
3. Revenez à Toutes pour retrouver la liste complète.

Marquer des notifications comme lues

1. Cliquez sur Marquer lu sur une notification pour la marquer sans l'ouvrir.
2. Ou cliquez sur Tout marquer lu en haut de page.

Repartir de zéro

1. Cliquez sur Réinitialiser.
2. Toutes les notifications redeviennent non lues.

Bon à savoir

• Les notifications sont produites à partir de vos données : niveaux de stock, commandes fournisseurs, transferts, licences et demandes de licence.
• Une notification lue reste visible, en grisé ; utilisez le filtre Non lues pour la masquer.
• L'état « lu » est mémorisé sur le poste et le navigateur que vous utilisez.
• Si aucun élément ne correspond aux filtres, la page affiche Aucune notification.

Référentiel

Sites

Menu : Référentiel › Sites · Inclus dès la formule Starter

À quoi sert ce module

Ce module rassemble tous vos points d'exploitation : entrepôts, magasins, dépôts, sites virtuels et zones logistiques. Vous y créez vos sites, vous suivez leur stock, leur capacité, leur licence et leur synchronisation. Vous y choisissez aussi le site sur lequel vous travaillez dans le reste de l'application.

Ce que vous voyez à l'écran

• Indicateurs du haut : Sites actifs (sur le nombre total de sites), Produits total (tous sites confondus), Valeur totale (stock valorisé) et Erreurs de sync.
• Bandeau du site actif : quand un site est sélectionné, il s'affiche en haut avec sa région et son nombre de produits, et un bouton Désélectionner.
• Barre de filtres : la recherche Rechercher un site... (par nom ou région), les boutons Tous, Actifs et Inactifs, et deux icônes pour basculer entre la vue en cartes et la vue en tableau.
• Vue tableau (par défaut) : colonnes Site, Type, Gestionnaire, Produits, Valeur stock, Capacité, Licence, Sync, Statut et Contexte. Le pied du tableau indique le nombre de sites affichés et le tri en cours.
• Vue en cartes : une carte par site avec ses produits, sa valeur de stock, une jauge de Capacité, son état de synchronisation et son nombre d'utilisateurs.
• Les boutons Tableau comparatif et Nouveau site en haut à droite.

Tâches courantes

Créer un site

1. Cliquez sur Nouveau site.
2. Saisissez le Nom du site (obligatoire).
3. Complétez Gestionnaire, Adresse, Région et Capacité (unités).
4. Choisissez le Type de site (Entrepôt, Magasin, Dépôt, Virtuel, Zone logistique) et le Secteur.
5. Validez avec Enregistrer. Le site apparaît aussitôt dans le sélecteur de site.

Choisir le site sur lequel vous travaillez

1. Dans le tableau ou sur une carte, cliquez sur Sélectionner en face du site.
2. Le site devient le Site actif dans le contexte global et s'affiche dans le bandeau du haut.
3. Pour revenir à tous les sites, cliquez sur Désélectionner.

Consulter la fiche d'un site

1. Cliquez sur une ligne ou une carte : un résumé s'ouvre (secteur, région, utilisateurs, adresse, Dernière synchronisation, Capacité de stockage).
2. Cliquez sur Ouvrir le détail du site pour accéder à la fiche complète.
3. La fiche affiche la Capacité utilisée et quatre indicateurs : Références, Unités en stock, Valeur du stock et Transferts en cours (avec le nombre en retard).
4. Parcourez les onglets Stock du site, Transferts entrants, Transferts sortants et Mouvements.

Créer un transfert depuis un site

1. Dans la fiche du site, cliquez sur Créer un transfert.
2. Le formulaire s'ouvre avec ce site comme origine ; seuls les produits disponibles sur ce site sont proposés.
3. Une fois le transfert créé, l'onglet Transferts sortants s'affiche.

Bon à savoir

• Cliquez sur un en-tête de colonne (Site, Gestionnaire, Produits, Valeur stock, Capacité) pour trier ; un second clic inverse l'ordre.
• Dans la fiche d'un site, la jauge de capacité passe à l'orange au-delà de 70 % et au rouge au-delà de 90 %.
• L'onglet Stock du site propose les filtres Toutes, À réapprovisionner (stock faible ou rupture) et Saines, avec les seuils min et max et la date de péremption de chaque référence.
• L'onglet Mouvements affiche les 40 derniers mouvements du site.
• Le bouton Alertes de la fiche indique le nombre d'alertes du site et ouvre le centre d'alertes ; le lien Gérer les transferts ouvre le module des transferts.
• Licence : Active, Expire bientôt ou Inactive. Synchronisation : Synchronisé, Erreur sync ou Hors ligne.

Catalogue

Menu : Référentiel › Catalogue · Inclus dès la formule Starter

À quoi sert ce module

Le catalogue rassemble toutes vos références produits : nom, catégorie, fournisseur, prix, site de stockage et seuils d'alerte. Vous y créez et modifiez vos références, vous les classez avec des tags et vous voyez d'un coup d'œil leur niveau de stock.

Ce que vous voyez à l'écran

• En-tête : le titre Catalogue produits, le nombre de produits référencés et affichés, les boutons Nouvelle référence et Gérer les tags, le tri (Nom, Stock, Valeur, Statut) et deux icônes pour passer de la vue en cartes à la vue en liste.
• Recherche : Rechercher par nom, référence...
• Filtres par statut, avec un compteur : Tous, Rupture, Stock faible, Normal, Surstock.
• Filtres par catégorie : un bouton par catégorie présente dans le catalogue.
• Filtres par tag (Tags :), avec le nombre de produits par tag.
• Vue en cartes : prix unitaire, valeur en stock, stock et seuil minimum de chaque produit.
• Vue en liste : colonnes Référence, Produit, Catégorie, Site, Stock actuel, Min, Prix U., Valeur et Statut.

Tâches courantes

Créer une référence

1. Cliquez sur Nouvelle référence.
2. Renseignez Référence, Nom du produit et Catégorie (obligatoires). Vous pouvez choisir une catégorie existante ou en saisir une nouvelle.
3. Complétez si besoin Fournisseur, Référence fournisseur, Site de stockage, Unité, Prix unitaire, N° de lot, Date de péremption, Description et Photo du produit (URL).
4. Dans Stock et seuils d'alerte, saisissez Stock actuel, Seuil minimum et Stock maximum.
5. Validez avec Créer la référence.

Consulter ou modifier une référence

1. Cliquez sur une carte ou une ligne : la fiche du produit s'ouvre (niveau de stock, valeur en stock, fournisseur, seuils, taux de rotation, dernier mouvement, lot, péremption).
2. Cliquez sur Modifier la référence.
3. Corrigez les champs puis cliquez sur Mettre à jour.

Classer vos produits avec des tags

1. Cliquez sur Gérer les tags, onglet Tags.
2. Saisissez un nom dans Nom du tag…, choisissez une couleur et une icône.
3. Cliquez sur Créer le tag. Les icônes de chaque tag permettent de le modifier ou de le supprimer.
4. Pour l'attribuer, ouvrez la fiche d'un produit et cliquez sur les tags voulus dans Tags du produit.
5. Cliquez sur Enregistrer les tags. La mention Enregistré confirme l'enregistrement.

Bon à savoir

• Le statut est calculé automatiquement : Rupture quand le stock est à zéro, Stock faible sous le seuil minimum, Surstock au-dessus du stock maximum, Normal sinon.
• Une référence sous son seuil minimum déclenche une alerte de stock faible dans la cloche de notifications.
• Le tri par Statut place les ruptures en premier ; les tris par Stock et Valeur vont du plus grand au plus petit.
• L'onglet Catégories de Gérer les tags liste les catégories et leur nombre de références. Une catégorie se met à jour dès qu'un produit en change.
• La photo renseignée apparaît sur la touche du produit en caisse.
• Si aucun produit ne correspond, cliquez sur Réinitialiser les filtres.

Stock

Stock

Menu : Stock › Stock · Inclus dès la formule Starter

À quoi sert ce module

La gestion de stock est le cœur de l'application. Vous y enregistrez les entrées, les sorties et les transferts, vous suivez l'historique de chaque mouvement, vous traitez les alertes de seuil et de péremption, et vous réalisez vos inventaires avec ajustement automatique du stock.

Ce que vous voyez à l'écran

• En-tête : les boutons Entrée de stock, Sortie de stock et Transfert.
• Contexte actif : si un secteur ou un site est sélectionné, un bandeau le rappelle. Toute la page ne montre alors que ses références et ses mouvements.
• Indicateurs : Valeur totale stock (prix d'achat × quantité), Références, Ruptures de stock (avec le nombre de stocks faibles) et Alertes actives (seuils et péremptions).
• Quatre onglets : Produits, Historique, Alertes et Inventaire.
• Onglet Produits : la recherche Référence, désignation, site... et le tableau (Référence, Désignation, Catégorie, Site, Stock actuel, Seuil min, Valeur, N° lot, Péremption, Statut).

Tâches courantes

Enregistrer une entrée ou une sortie

1. Cliquez sur Entrée de stock ou Sortie de stock.
2. Choisissez le Produit : son site et son stock actuel s'affichent.
3. Saisissez la Quantité. Le Stock après opération se calcule aussitôt.
4. Vérifiez le N° de lot (repris de la fiche produit) et précisez un Motif.
5. Validez avec Enregistrer l'entrée ou Enregistrer la sortie.

Transférer du stock vers un autre site

1. Cliquez sur Transfert.
2. Choisissez le Produit, puis le Site origine et le Site destination.
3. Saisissez la Quantité et un Motif.
4. Validez avec Enregistrer le transfert.

Traiter une alerte

1. Ouvrez l'onglet Alertes. Les alertes sont classées de la plus grave à la moins grave.
2. Lisez le niveau (Critique, Élevé, Moyen, Faible) et le détail (stock, seuil, date de péremption).
3. Cliquez sur Réapprovisionner, Déstocker ou Sortir / ajuster : le formulaire de mouvement s'ouvre avec le produit déjà sélectionné.

Consulter et exporter l'historique

1. Ouvrez l'onglet Historique.
2. Filtrez par type (Entrée, Sortie, Transfert, Ajustement) et par site, ou cliquez sur Réinitialiser.
3. Cliquez sur CSV ou PDF pour exporter les mouvements filtrés.

Réaliser un inventaire

1. Ouvrez l'onglet Inventaire. L'étape Sélection du périmètre s'affiche.
2. Choisissez le Site, la Catégorie et l'Opérateur responsable.
3. Cliquez sur Démarrer le comptage.
4. À l'étape Saisie des quantités, renseignez la Qté comptée de chaque référence : l'Écart et la Valeur écart se calculent.
5. Cliquez sur Générer le rapport, puis complétez la Justification des écarts.
6. Cliquez sur Valider & ajuster le stock, puis sur Confirmer les ajustements.

Bon à savoir

• Le statut d'une référence se calcule à partir de ses seuils : Rupture à zéro, Stock faible sous le seuil minimum, Surstock au-dessus du maximum, Normal sinon. Dans le tableau, le stock s'affiche en rouge à zéro et en orange sous le seuil minimum.
• Niveaux d'alerte : une rupture est Critique. Un stock faible est Élevé s'il tombe à la moitié du seuil ou moins, Moyen sinon. Un surstock est Faible.
• Une alerte de péremption apparaît 45 jours avant la date ; elle passe en Élevé à 15 jours.
• Les seuils minimum et maximum se règlent sur la fiche de chaque référence, dans le Catalogue.
• Le stock ne descend jamais sous zéro : si vous sortez plus que le stock disponible, il est ramené à zéro. Vérifiez donc le Stock après opération avant de valider.
• Le rapport d'inventaire affiche les Références comptées, les Écarts détectés, l'Impact valeur et le taux de Conformité. Chaque ligne est marquée Conforme, Excédent ou Manquant.
• L'Historique des inventaires de la première étape liste les inventaires validés, avec leurs écarts et leur impact en valeur.

Transferts

Menu : Stock › Transferts · Inclus dès la formule Starter

À quoi sert ce module

Ce module organise le déplacement de marchandises d'un site à un autre, avec un circuit de validation en plusieurs étapes. Le stock du site d'origine baisse à l'expédition, celui du site de destination augmente à la réception. Chaque étape est tracée et l'équipe peut échanger des messages sur chaque transfert.

Ce que vous voyez à l'écran

• En-tête : le titre Transferts inter-sites et le bouton Nouveau transfert.
• Indicateurs : Actifs (dont brouillons), En transit, Valeur en transit (transferts validés et en route) et Urgents (avec le nombre en retard de livraison).
• Trois onglets : En cours, Historique et Flux inter-sites.
• Filtres (onglets En cours et Historique) : le site, le statut (Reçu ou Annulé, dans l'historique), le bouton En retard et Réinitialiser.
• Onglet En cours : une carte par transfert avec sa référence, son statut, le produit, les sites de départ et d'arrivée, et les mentions Urgent ou En retard.
• Onglet Historique : le tableau des transferts reçus ou annulés (Référence, Produit, Quantité, De, Vers, Statut, Date demande, Date livraison, Valeur).
• Onglet Flux inter-sites : la valeur et le nombre de mouvements par trajet, puis, pour chaque site, ce qui est Entrant, Sortant et le solde net.

Tâches courantes

Créer un transfert

1. Cliquez sur Nouveau transfert.
2. Choisissez la Référence à transférer. Le Site d'origine et la quantité Disponible sur ce site s'affichent.
3. Choisissez le Site de destination et saisissez la Quantité.
4. Indiquez la Priorité (Normal ou Urgent), la Date d'arrivée prévue et le Motif.
5. Validez avec Créer le brouillon.

Faire avancer un transfert

1. Cliquez sur la carte du transfert. Sa fiche s'ouvre sur l'onglet Aperçu.
2. Sous Action suivante, ajoutez si besoin une note sur l'étape.
3. Cliquez sur le bouton proposé :
   • Soumettre pour validation (brouillon) ;
   • Valider le transfert (en attente) ;
   • Expédier — sortie de stock (validé) : le stock du site d'origine diminue ;
   • Confirmer la réception (en transit) : le stock du site de destination augmente.

Annuler un transfert

1. Dans la fiche du transfert, cliquez sur Annuler.
2. Saisissez le Motif d'annulation….
3. Confirmez. Si la marchandise était déjà partie, la quantité est rendue au stock du site d'origine.

Échanger avec l'équipe

1. Dans la fiche du transfert, ouvrez l'onglet Messages.
2. Écrivez votre message, en utilisant @ pour mentionner un collègue.
3. Le message est visible par toute l'équipe qui a accès au transfert.

Bon à savoir

• Les étapes s'enchaînent dans cet ordre : Brouillon, En attente, Validé, En transit, Reçu.
• Un transfert en attente, validé ou en transit est En retard dès que sa date d'arrivée prévue est dépassée. Le nombre de jours de retard est indiqué sur sa carte.
• Un transfert reçu ou annulé ne peut plus être modifié ; il passe dans l'onglet Historique.
• La partie Historique de la fiche retrace chaque étape avec sa date et sa note.
• Les flux inter-sites ne comptent que les transferts validés, en transit ou reçus.
• Un transfert peut aussi être créé depuis la fiche d'un site, dans le module Sites.

Achats

Commandes d’achat

Menu : Achats › Commandes d’achat · Inclus dès la formule Starter

À quoi sert ce module

Ce module centralise vos commandes fournisseurs, de la saisie jusqu'à la réception. Chaque réception enregistrée ajoute automatiquement les quantités reçues au stock du site de livraison. Il s'adresse aux acheteurs, gestionnaires de stock et responsables de site.

Ce que vous voyez à l'écran

• Le bouton Nouvelle commande, en haut à droite.
• Quatre indicateurs : Commandes totales, En cours (réception attendue), Valeur commandée (hors commandes annulées) et Fournisseurs actifs.
• Quatre onglets : Commandes, Fournisseurs, KPIs fournisseurs et Planning livraisons.
• Dans Commandes : une barre de recherche (numéro, fournisseur ou site) et une carte par commande avec son statut, son montant, sa date de livraison, ses articles et une barre d'avancement en cas de réception partielle.

Tâches courantes

Créer une commande fournisseur

1. Cliquez sur Nouvelle commande.
2. Choisissez le Fournisseur (obligatoire) et, si besoin, le Site de livraison.
3. Indiquez la Date de commande et la Date de livraison prévue.
4. Ajoutez éventuellement des Tags (par exemple Urgent, Récurrent, Sous contrat).
5. Pour chaque article, choisissez la Référence produit : le prix unitaire se remplit et le Stock actuel s'affiche. Ajustez la Qté et le Prix unitaire.
6. Cliquez sur Ajouter un article pour une ligne de plus. La croix retire une ligne.
7. Ajoutez des Notes si besoin, puis cliquez sur Valider la commande.

Réceptionner une livraison

1. Sur la carte de la commande, cliquez sur Réceptionner. Le bouton est aussi présent dans le détail de la commande.
2. En haut, vous voyez les Unités commandées, celles Déjà reçues et le Restant à recevoir.
3. Pour chaque article, saisissez la quantité dans Reçu maintenant. Vous pouvez aussi indiquer le N° de lot et la date de Péremption.
4. Pour tout recevoir d'un coup, cliquez sur Tout recevoir.
5. Un encadré vous indique s'il s'agit d'une Réception totale ou d'une Réception partielle, et ce qu'il restera à recevoir.
6. Cliquez sur Valider la réception.
7. Vérifiez le récapitulatif, puis cliquez sur Confirmer et mettre à jour. Pour corriger une quantité, cliquez sur ← Modifier.

Une entrée de stock est alors créée pour le site de livraison, avec le lot et la date de péremption saisis. Un message vous confirme le nombre d'unités ajoutées au stock.

Modifier ou annuler une commande

1. Cliquez sur la carte de la commande pour ouvrir son détail.
2. Cliquez sur Modifier, changez les informations, puis cliquez sur Mettre à jour.
3. Pour l'annuler, cliquez sur Annuler, puis sur Oui, annuler la commande.

Replanifier une livraison

1. Ouvrez l'onglet Planning livraisons.
2. Faites glisser une commande du calendrier vers un autre jour.
3. Cliquez sur un jour pour voir les livraisons prévues. La liste Prochaines livraisons reprend les livraisons à venir.

Bon à savoir

• Les statuts possibles sont Commandé, Confirmé, Reçu partiel, Reçu et Annulé.
• Seules les commandes en attente de réception peuvent être réceptionnées, modifiées ou annulées.
• Vous ne pouvez pas recevoir plus que le restant à recevoir d'un article.
• Une commande annulée ne retire pas du stock les quantités déjà reçues.
• L'onglet Fournisseurs affiche chaque fournisseur avec sa note, son délai, ses conditions de paiement et son contrat. Cliquez sur un fournisseur pour voir son Volume cumulé et ses Dernières commandes.
• L'onglet KPIs fournisseurs calcule le Taux de conformité moyen (commandes reçues en totalité), le Délai moyen de livraison, les retards, les réceptions partielles et le Volume mensuel (6 mois) de chaque fournisseur.

Fournisseurs

Menu : Achats › Fournisseurs · Inclus dès la formule Starter

À quoi sert ce module

Ce module classe vos fournisseurs grâce à un score automatique. Le score repose sur la ponctualité, le taux de service et la qualité. Il aide les acheteurs à repérer les meilleurs partenaires et ceux à surveiller.

Ce que vous voyez à l'écran

• Quatre indicateurs : Score moyen (sur 100), Ponctualité moy., Taux de service et Volume total avec le nombre de commandes.
• Une barre de recherche Rechercher un fournisseur....
• Un filtre par secteur (Tous les secteurs par défaut).
• Un menu de tri : Trier par score, Trier par ponctualité, Trier par taux de service ou Trier par nb commandes.
• Un tableau avec les colonnes Rang, Fournisseur, Score global, Ponctualité, Service, Cmdes, Volume et Contrat.
• Une légende sous le tableau qui rappelle le calcul du score et les seuils de couleur.

Tâches courantes

Comparer vos fournisseurs

1. Choisissez un critère dans le menu de tri. Le meilleur fournisseur apparaît en premier.
2. Filtrez par secteur ou tapez un nom pour réduire la liste.
3. Lisez le Score global : la barre, le niveau (Excellent, Bon, Moyen, Faible) et la tendance en points.

Consulter le détail d'un fournisseur

1. Cliquez sur la ligne du fournisseur.
2. La zone Tendance 6 mois affiche un graphique mensuel. Basculez entre Ponctualité et Service.
3. La zone Métriques détaillées présente le Délai promis et le délai réel, les Commandes en retard, les Annulations, le Taux de défauts, la Valeur commandée, les Conditions paiement et le Contrat.
4. La zone Analyse qualitative liste les points forts et les points faibles, ainsi que le contact du fournisseur.
5. Cliquez de nouveau sur la ligne pour refermer le détail.

Réinitialiser la recherche

1. Si aucun fournisseur ne correspond, cliquez sur Réinitialiser les filtres.

Bon à savoir

• Le score est pondéré ainsi : ponctualité 40 %, taux de service 35 %, défauts 15 %, contrat 10 %.
• Les seuils de niveau sont : Excellent à partir de 90, Bon à partir de 75, Moyen à partir de 60, Faible en dessous.
• La ponctualité s'affiche en vert à partir de 90 %, en orange à partir de 80 %, en rouge en dessous.
• Le taux de service s'affiche en vert à partir de 95 %, en orange à partir de 85 %, en rouge en dessous.
• Un fournisseur n'apparaît qu'une fois qu'il a des commandes.
• Ce module sert uniquement à consulter : aucune modification n'est possible depuis cet écran.

Ventes & clients

Facturation

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À quoi sert ce module

La facturation regroupe tout le cycle commercial et financier : factures, devis, paiements, relances, avoirs, TVA et trésorerie. Elle s'adresse aux comptables, aux vendeurs et aux responsables de site. Les documents de vente sont générés à partir des commandes clients.

Ce que vous voyez à l'écran

• En haut à droite : le nombre de commandes synchronisées et le bouton Paramètres.
• Les onglets, rangés en trois groupes : Ventes, Analyse et Achats. Une pastille rouge signale les éléments à traiter.
• Sur les onglets de ventes, quatre indicateurs : Chiffre d'affaires encaissé, En attente de paiement, Factures en retard et Devis en cours.

Groupe Ventes

• Documents : la liste des factures, devis, bons de livraison, bons de commande et avoirs. Vous pouvez filtrer par période (Tout, Mois, Trimestre, Année), par type et par statut. Une synthèse affiche le Total facturé TTC, l'Encaissé et le Reste à encaisser.
• Clients : l'encours de chaque client, le graphique Balance âgée des encours (de Non échu à 90 jours et plus) et les clients en retard.
• Paiements : les encaissements confirmés, filtrables par période et par moyen de paiement.
• Relances : les sous-onglets Factures en retard, Historique des relances et Règles automatiques.
• Remises & Tarifs : les Remises clients, les Tarifs par catégorie et les Remises volume.
• Devis interactifs : le suivi des devis envoyés (vues, relances, signature) et leur conversion en facture.
• Contrats : les contrats d'abonnement, avec le MRR (HT), l'ARR (HT) et les contrats qui Expirent dans 60 j.
• Retours & Avoirs : les demandes de retour, de Demande reçue à Avoir émis, avec l'impact comptable.
• SAV & Réclamations : les tickets clients, avec leur priorité, leur statut et le suivi des délais.

Groupe Analyse

• Tableau de bord : le chiffre d'affaires mensuel, le taux de recouvrement, la balance âgée et les meilleurs clients, sur 3, 6 ou 12 mois.
• Rapports multi-sites : une vue consolidée par site, avec une comparaison entre périodes et des exports Excel et PDF.
• TVA & Comptabilité : les Déclarations TVA, l'Export comptable et les Taux & règles par secteur.
• Prévision trésorerie : les encaissements et décaissements prévus sur 30, 60 ou 90 jours.

Groupe Achats

• Fournisseurs : les factures d'achat, la liste des fournisseurs et des statistiques.
• BC Automatiques : les alertes de stock, les propositions de bons de commande et les règles de réapprovisionnement.

Tâches courantes

Créer une facture

1. Dans l'onglet Documents, cliquez sur Nouvelle facture. Pour un devis, cliquez sur Devis.
2. Choisissez le client dans Client *. Sa remise habituelle s'applique automatiquement.
3. Renseignez la Date d'émission, la Date d'échéance et le Mode de paiement.
4. Cliquez sur Ajouter un produit, puis recherchez l'article par son nom ou sa référence.
5. Ajustez la quantité, le prix, la remise et la TVA de chaque ligne.
6. Validez avec Valider & Envoyer, ou cliquez sur Enregistrer brouillon.

Envoyer un document ou enregistrer un acompte

1. Cliquez sur un document de la liste pour l'ouvrir.
2. Cliquez sur Email, choisissez un Modèle de message, puis cliquez sur Envoyer.
3. Pour un règlement partiel, cliquez sur Acomptes, puis sur Enregistrer un paiement.
4. Cliquez sur PDF pour télécharger le document.

Relancer un client en retard

1. Ouvrez l'onglet Relances, puis le sous-onglet Factures en retard.
2. Cliquez sur Envoyer relance sur la facture concernée.

Bon à savoir

• Les totaux de la liste des documents sont recalculés à chaque changement de période ou de filtre.
• Dans Paiements, le bouton Exporter en CSV exporte la liste filtrée.
• Dans Prévision trésorerie, vous pouvez exporter avec Exporter le prévisionnel PDF et Exporter en CSV. Le cumul part de zéro : aucun solde bancaire n'est pris en compte.
• Dans Contrats, les boutons Générer facture, Renouveler la licence et Renouveler et facturer agissent sur les licences de vos clients.
• Le bouton Paramètres permet de régler votre société, la Numérotation des documents, les Coordonnées bancaires et les Mentions légales imprimées sur les PDF.

Devis

Menu : Ventes & clients › Devis · Inclus dès la formule Starter

À quoi sert ce module

La gestion des devis vous permet de préparer vos propositions commerciales, de suivre leur consultation par le client, de recueillir la signature et de transformer un devis accepté en facture. Elle s'adresse aux vendeurs et aux responsables commerciaux.

Ce que vous voyez à l'écran

• Cinq indicateurs en haut : Total devis, Signés, En attente, Valeur pipeline et Taux conversion.
• Une zone de recherche Rechercher un devis ou client....
• Des filtres par statut : Tous, Brouillons, Envoyés, Consultés, Signés, Convertis et Expirés.
• La liste des devis. Chaque carte affiche le numéro, le statut, le client, le commercial, le site, le montant TTC et la date d'expiration. Le nombre de vues et la date de Dernière consultation apparaissent quand le client a ouvert le devis.
• Le bouton Nouveau devis, en haut à droite.

Tâches courantes

Créer un devis

1. Cliquez sur Nouveau devis.
2. Renseignez le Client * et, si besoin, son Email, son Téléphone et son Adresse.
3. Saisissez la Prestation / produit *.
4. Indiquez la Qté, le P.U. HT, la TVA % et la Validité (j).
5. Vérifiez le Total TTC estimé.
6. Validez avec Créer le devis. Le devis est créé en brouillon et sa fiche s'ouvre.

Consulter un devis

1. Cliquez sur une carte de la liste.
2. La fiche affiche le client, les dates, le commercial, la Remise globale, les lignes et les totaux (Sous-total HT, TVA, Total TTC).
3. Le panneau Suivi en temps réel retrace l'historique : création, envoi, consultations, relances, signature, conversion.
4. Le bloc Statistiques indique les Vues, la Validité et la Remise accordée.
5. Cliquez sur la flèche de retour pour revenir à la liste.

Relancer le client

1. Ouvrez un devis au statut Envoyé.
2. Cliquez sur Relancer. La relance est ajoutée au suivi.

Faire signer un devis

1. Ouvrez un devis Envoyé ou Consulté.
2. Cliquez sur Signer.
3. Saisissez le Nom complet du signataire *.
4. Cliquez dans la Zone de signature pour apposer la signature.
5. Validez avec Signer le devis.

Convertir un devis en facture

1. Ouvrez un devis au statut Signé.
2. Cliquez sur Convertir en facture.
3. Confirmez avec Convertir. Le numéro de la facture s'affiche ensuite sur la fiche et dans la liste.

Bon à savoir

• Un badge rouge Expire dans …j ! signale les devis envoyés ou consultés qui expirent dans les trois jours.
• La Valeur pipeline additionne les devis envoyés, consultés et signés.
• Le Taux conversion rapporte les devis signés ou convertis à l'ensemble des devis sortis du brouillon.
• Le bloc Lien d'acceptation client affiche l'adresse à transmettre au client, avec un bouton Copier.
• Un devis signé affiche la mention Signé électroniquement, avec le nom du signataire, la date et l'heure.

Administration

Paramètres

Menu : Administration › Paramètres · Inclus dès la formule Starter

À quoi sert ce module

Les Paramètres système réunissent l'administration de l'application : configuration générale, apparence, utilisateurs, rôles, alertes, secteurs et journal d'audit. Ce module s'adresse aux administrateurs de votre organisation.

Ce que vous voyez à l'écran

• Menu de gauche : huit onglets, chacun avec une courte description. Sous le menu, un encadré rappelle la version de l'application.
• Configuration : un sous-menu de sept rubriques :
  • Secteur d'activité ;
  • Formule & modules ;
  • Identité visuelle (logo) ;
  • Palette de marque ;
  • Paramètres applicatifs (nom, langue, devise, fuseau horaire) ;
  • Affichage (densité, format de date) ;
  • Sécurité & sessions (durée avant déconnexion, notifications, récapitulatif).
• Palette de marque : le vert du logo, la Gamme dérivée du logo, un Aperçu avant application et un interrupteur Aperçu en direct sur l'application.
• Utilisateurs : les compteurs Total, Actifs, Admins et En attente, puis trois sous-onglets : Utilisateurs, Invitations et Historique.
• Rôles & Accès : votre Forfait actif et deux vues. Accès par formule présente le tableau des modules inclus dans chaque formule. Rôles utilisateurs détaille les droits de l'Administrateur, du Gestionnaire et de l'Opérateur.
• Seuils d'alerte : quatre blocs (Alertes de stock, Alertes licences, Alertes transferts, Résumé et rapports automatiques), chacun avec ses réglages.
• Règles d'alertes : la liste de vos règles personnalisées avec leur Condition, leur Seuil, leur Fréquence et leur nombre de Déclenchements.
• Secteurs : une carte par secteur avec ses unités de mesure, ses options de traçabilité et un interrupteur d'activation.
• Journal d'audit : le Journal des actions récentes (action, auteur, détail, date).

Tâches courantes

Régler la configuration générale

1. Ouvrez Configuration et choisissez une rubrique, par exemple Paramètres applicatifs.
2. Modifiez les réglages voulus : Langue par défaut, Devise principale, Fuseau horaire, Format de date, logo, etc.
3. Cliquez sur Enregistrer la configuration. Le message « Configuration enregistrée et appliquée. » s'affiche.
4. Pour revenir aux valeurs d'origine, cliquez sur Réinitialiser.

Inviter un utilisateur

1. Ouvrez Utilisateurs, puis cliquez sur Inviter un utilisateur.
2. Saisissez l'Adresse email.
3. Choisissez le Rôle à attribuer.
4. Cochez les Sites accessibles et les Secteurs accessibles.
5. Cliquez sur Envoyer l'invitation.
6. Suivez l'invitation dans le sous-onglet Invitations. Vous pouvez la Renvoyer ou la Révoquer.

Créer une règle d'alerte

1. Ouvrez Règles d'alertes, puis cliquez sur Nouvelle règle.
2. Renseignez le Nom de la règle (obligatoire) et une Description.
3. Choisissez le Type, la Condition, le Seuil, la Fréquence (Temps réel, Quotidien, Hebdomadaire) et la Sévérité.
4. Ajoutez des Destinataires et sélectionnez les Sites concernés.
5. Cliquez sur Créer la règle.

Changer la couleur de l'application

1. Ouvrez Palette de marque.
2. Choisissez une teinte avec la Pipette, saisissez son code, ou cliquez sur Redétecter.
3. Activez Aperçu en direct sur l'application pour essayer la couleur.
4. Cliquez sur Appliquer la palette, ou sur Revenir au vert d'origine.

Bon à savoir

• Pour un compte abonné en ligne, la formule affichée dans Formule & modules vient de votre abonnement et ne se change pas ici. Le message « Formule de votre abonnement SaaS… » vous invite à nous contacter.
• Les modules non inclus dans votre formule restent visibles dans le menu avec un cadenas.
• Le rôle limite les actions d'un utilisateur. La formule limite les modules disponibles.
• Une invitation expire au bout de 7 jours.
• Seuls le français, l'anglais et l'arabe sont entièrement traduits.
• Les couleurs des alertes et des erreurs ne changent pas avec la palette.
• Une règle d'alerte peut être activée, désactivée, modifiée (crayon) ou supprimée (corbeille, puis Confirmer).

Document généré le 26/10/2026 — MasterStock-PRO · CBJ-INFOSERVICES.