Guide d'utilisation — formule Business

Le standard des enseignes multi-sites. Ce guide décrit les 34 modules inclus dans la formule Business.

Sommaire

• Prise en main
• Tableaux de bord : Tableau de bord, Mon tableau de bord
• Caisse : Caisse (POS)
• Pilotage : Alertes, Notifications, Prévisions, Reporting, Analytiques
• Référentiel : Sites, Comparatif multi-sites, Secteurs d’activité, Multi-secteurs, Catalogue
• Stock : Stock, Transferts, Inventaires
• Achats : Commandes d’achat, Fournisseurs, Approvisionnement, Appels d’offres
• Ventes & clients : Facturation, Devis, Cibles de vente, Objectifs par commercial, CRM clients, Contrats clients, Promotions, Dashboard terrain
• Finance : Budgets départements
• RH & talents : Ressources humaines, Planification RH, Formations, Portail collaborateur
• Administration : Paramètres

Prise en main

Accéder à MasterStock-PRO

MasterStock-PRO s'utilise dans votre navigateur (Chrome, Edge, Firefox ou Safari récents), sans installation. Ouvrez l'adresse de connexion qui vous a été communiquée, puis l'onglet Connexion.

Créer votre compte et démarrer l'essai

1. Sur l'écran de connexion, choisissez l'onglet Inscription.
2. Renseignez votre Nom complet, votre Adresse email, votre Société (facultatif) et votre Secteur d'activité.
3. Indiquez le Nombre de sites à inclure, puis choisissez Votre formule et la périodicité (Mensuel ou Annuel). Le total après l'essai s'affiche sous les formules.
4. Choisissez un mot de passe (6 caractères minimum), confirmez-le, puis cochez la case d'acceptation des conditions de l'essai.
5. Cliquez sur Créer mon compte. Vous êtes redirigé vers la page de paiement sécurisée Stripe : la carte bancaire est demandée, mais aucun prélèvement n'a lieu pendant les 14 jours d'essai.
6. Après validation, le message Votre essai est activé s'affiche : votre espace est prêt.

Si vous quittez la page de paiement avant la fin, reconnectez-vous puis cliquez sur Reprendre avec Stripe.

Votre formule : Business

Se connecter et se déconnecter

• Connexion : saisissez votre adresse email et votre mot de passe, puis cliquez sur Se connecter.
• Déconnexion : cliquez sur votre nom en haut à droite, puis sur Se déconnecter.

Mot de passe oublié

1. Sur l'écran de connexion, cliquez sur Mot de passe oublié ?.
2. Saisissez votre adresse email et cliquez sur Envoyer le lien.
3. Ouvrez l'email reçu (vérifiez aussi vos courriers indésirables) et cliquez sur Choisir un nouveau mot de passe.
4. Saisissez et confirmez le nouveau mot de passe, puis Enregistrer le mot de passe. Vous êtes connecté.

Le lien est valable pour une durée limitée et ne sert qu'une fois. Ouvrez-le dans le navigateur où vous avez fait la demande.

Se repérer dans l'application

• Le menu latéral (à gauche) regroupe les modules par thème. Il affiche votre Formule et le nombre de modules inclus. La flèche en haut du menu le replie pour gagner de la place.
• La barre du haut propose :
  • la recherche globale (Rechercher…, raccourci Ctrl + K ou ⌘ K) pour ouvrir un module ou retrouver un élément ;
  • le choix du site (Tous les sites ou un site précis), qui filtre les écrans compatibles ;
  • la cloche des notifications et alertes ;
  • le choix de la langue (français, anglais, arabe) ;
  • votre menu personnel : Mon profil, Paramètres, Se déconnecter.

Modules non inclus dans votre formule

Un module qui n'est pas compris dans votre formule affiche l'écran Module verrouillé, avec la formule qui le débloque. Le bouton Débloquer ouvre la grille des formules. Pour changer de formule, contactez-nous : la modification est appliquée à votre abonnement et à votre facturation.

Votre abonnement

• La formule et le nombre de sites sont ceux choisis à l'inscription ; ils figurent dans Paramètres.
• La facture est émise par Stripe à chaque échéance (mensuelle ou annuelle).
• Pour toute question de facturation, de changement de formule ou de résiliation, contactez le support depuis l'adresse indiquée dans l'application.

Tableaux de bord

Tableau de bord

Menu : Tableaux de bord › Tableau de bord · Inclus dès la formule Essentiel

À quoi sert ce module

Le Tableau de bord général vous donne, sur une seule page, une vue globale de votre gestion de stock : valeur du stock, alertes, commandes en attente, transferts entre sites et derniers mouvements. Il s'adresse à toute personne qui veut savoir en un coup d'œil où en est le stock, avant d'aller dans le détail des autres modules.

Ce que vous voyez à l'écran

• En-tête : le titre, le secteur et le site actifs s'ils sont sélectionnés, le sélecteur de période (7 j, 30 j, 3 mois), une pastille Filtré quand un secteur ou un site est choisi, et l'indication Données réelles.
• Première rangée d'indicateurs :
  • Sites actifs, avec le nombre de références ;
  • Valeur du stock, avec la mention Tous sites confondus ou Périmètre filtré ;
  • Alertes de stock (produits en stock bas ou en rupture), avec le nombre de ruptures ;
  • Alertes péremption, avec le nombre d'alertes critiques.
• Deuxième rangée d'indicateurs :
  • Commandes en attente, avec le montant restant à recevoir ;
  • Mouvements du mois, calculé sur la période choisie ;
  • Valeur en transit, avec le nombre de transferts en cours ;
  • Transferts en retard, rapporté au nombre de transferts en cours.
• Graphique des mouvements : barres Entrées, Sorties, Transferts et Ajustements sur la période choisie, avec un lien Voir le stock.
• Stock par secteur : un graphique en anneau de la valeur du stock par secteur. Lorsqu'un secteur est actif, il devient Stock par site.
• Mouvements récents : les six derniers mouvements (produit, site, date, quantité, type), avec un lien Tout voir.
• Alertes de stock : les cinq premières alertes avec leur niveau (Critique, Élevé, Moyen, Faible). Le compteur à droite du titre ouvre le centre d'alertes.
• Produits les plus mouvementés : les sept produits les plus présents en stock, avec un lien Détail.

Tâches courantes

Consulter l'activité sur une période

1. Cliquez sur 7 j, 30 j ou 3 mois en haut à droite.
2. Lisez l'indicateur Mouvements du mois et le graphique des mouvements, qui se mettent à jour.
3. Survolez une barre du graphique pour voir les quantités exactes.

Restreindre la vue à un secteur ou à un site

1. Choisissez un secteur ou un site dans la barre supérieure de l'application.
2. Le tableau de bord se recalcule pour ce périmètre et affiche la pastille Filtré.
3. Cliquez sur le nom du site dans le sous-titre pour ouvrir sa fiche.

Traiter une alerte

1. Repérez l'alerte dans le bloc Alertes de stock.
2. Cliquez dessus pour ouvrir le centre d'alertes.

Bon à savoir

• Les chiffres sont calculés en direct à partir de votre stock, de vos achats et de vos transferts.
• Les alertes portent sur quatre situations : Rupture de stock, Seuil critique, Surstock et Péremption proche.
• Les commandes comptées « en attente » sont celles commandées, confirmées ou partiellement reçues. Les transferts annulés ne sont pas comptés.
• Le classement Produits les plus mouvementés se fait selon la quantité en stock actuelle.
• Si le chargement échoue, un message s'affiche avec un bouton Réessayer.

Mon tableau de bord

Menu : Tableaux de bord › Mon tableau de bord · Inclus dès la formule Essentiel

À quoi sert ce module

Mes KPIs est votre tableau de bord personnel. Vous y épinglez uniquement les indicateurs qui vous intéressent (stock, achats, transferts, alertes, fournisseurs) et vous les rangez dans l'ordre de votre choix. Chaque indicateur sert aussi de raccourci vers le module correspondant.

Ce que vous voyez à l'écran

• En-tête : la mention Tableau de bord personnel, le titre Mes KPIs et le nombre d'Indicateurs épinglés affichés.
• Boutons : Catalogue et Personnaliser en temps normal ; Réinitialiser, Ajouter indicateurs et Enregistrer en mode personnalisation.
• Bandeau de contexte : quand un secteur ou un site est sélectionné, la ligne Données pour : rappelle le périmètre.
• Grille d'indicateurs : une carte par indicateur avec sa valeur, son titre, un sous-titre, et selon le cas une barre de progression, un badge (Urgent, Critique, Action requise, OK, Prioritaire…) et une courbe de tendance sur 7 jours (–7j à Auj.).
• Aide en bas de page : rappel que l'on peut cliquer sur un indicateur, avec le lien Personnaliser la disposition.

Les indicateurs disponibles sont :

• Stock : Valeur du stock, Références actives, Ruptures de stock, Stocks critiques, Surstocks ;
• Achats : Commandes en attente, Valeur commandée, Commandes totales, Commandes reçues ;
• Transferts : Transferts actifs, Transferts urgents, Valeur en transit ;
• Alertes : Alertes actives, Alertes critiques ;
• Fournisseurs : Fournisseurs actifs, Note fournisseurs ;
• Performance : Taux de stock normal, Inventaires planifiés.

Tâches courantes

Choisir les indicateurs affichés

1. Cliquez sur Catalogue (ou Ajouter indicateurs en mode personnalisation).
2. Dans la fenêtre Catalogue des indicateurs, filtrez par catégorie (Tous, Stock, Achats, Transferts, Alertes, Fournisseurs, Performance) ou utilisez Rechercher un indicateur....
3. Cliquez sur une carte pour la sélectionner ou la désélectionner. Vous pouvez aussi utiliser Tout sélectionner ou Tout désélectionner.
4. Validez avec Appliquer.

Réorganiser ou retirer des indicateurs

1. Cliquez sur Personnaliser.
2. Sur chaque carte, utilisez les flèches gauche et droite pour la déplacer.
3. Cliquez sur l'épingle rouge pour retirer l'indicateur.
4. Cliquez sur Enregistrer. Un message confirme que vos préférences sont sauvegardées.

Revenir à la sélection par défaut

1. Cliquez sur Personnaliser.
2. Cliquez sur Réinitialiser.

Ouvrir le module lié à un indicateur

1. Hors mode personnalisation, cliquez sur la carte de l'indicateur.
2. Le module correspondant s'ouvre (stock, achats, transferts, alertes, fournisseurs ou inventaires).

Bon à savoir

• Par défaut, huit indicateurs sont épinglés : valeur du stock, ruptures, stocks critiques, commandes en attente, valeur commandée, transferts actifs, alertes actives et alertes critiques.
• Votre disposition est mémorisée sur le poste et le navigateur que vous utilisez.
• Le Taux de stock normal passe au vert au-delà de 80 %, à l'orange entre 60 et 80 %, au rouge en dessous.
• Les indicateurs de stock et d'alertes suivent le secteur et le site sélectionnés.
• Si aucun indicateur n'est épinglé, le bouton Ouvrir le catalogue vous permet d'en ajouter.

Caisse

Caisse (POS)

Menu : Caisse › Caisse (POS) · Inclus dès la formule Business

À quoi sert ce module

La Caisse est un espace d'encaissement séparé de la gestion du stock. Les vendeurs y scannent ou sélectionnent les produits, encaissent les clients, mettent des tickets en attente puis clôturent la caisse en fin de journée. Le catalogue provient du stock du site.

Ce que vous voyez à l'écran

• Écran de verrouillage : à l'ouverture, la page Déverrouiller la caisse demande le Mot de passe du compte connecté. Les liens Retour à la gestion, Se déconnecter et Gestion du stock permettent de repartir.
• En-tête : la date, le secteur et le site actifs, les onglets Ticket, En attente, Historique, Clôture, le cadenas Verrouiller la caisse, le bouton de sortie vers la gestion et le menu Plus.
• Catalogue (à gauche) : le champ Scanner un code-barres ou rechercher…, les familles de produits et une tuile par produit (référence, nom, prix, stock restant ; Rupture si le stock est nul).
• Ticket en cours (à droite) : les lignes, Total HT, TVA, Remise (0 à 20 %), Total à payer, le pavé Quantité, les modes de paiement Espèces, Carte, Chèque, Mixte et le bouton Encaisser.
• Menu Plus : Session de caisse, Statistiques, Caissiers, Sites, Fidélité, Promotions, Alertes, Préférences.

Tâches courantes

Encaisser un client

1. Scannez le code-barres (ou tapez une référence puis Entrée), ou touchez la tuile du produit.
2. Ajustez les quantités avec + / –, ou sélectionnez une ligne, tapez la quantité au pavé et cliquez sur Valider.
3. Choisissez si besoin une Remise.
4. Choisissez le mode de paiement. En Espèces, saisissez le Montant reçu… ou un montant rapide : la somme À rendre s'affiche.
5. Cliquez sur Encaisser. Le bloc Dernier ticket apparaît avec Imprimer le ticket.

Mettre un ticket en attente et le reprendre

1. Dans le ticket en cours, cliquez sur En attente.
2. Plus tard, ouvrez l'onglet En attente et cliquez sur Reprendre (le ticket en cours doit être vide).
3. Le bouton Imprimer la liste édite la liste des paniers à reprendre.

Consulter l'historique

1. Ouvrez l'onglet Historique.
2. Choisissez la période (Jour, 7 jours, 30 jours, Tout) et le site.
3. Lisez Encaissé TTC, Panier moyen et la part Espèces.
4. Dépliez un ticket pour voir son détail et cliquez sur Réimprimer. Le bouton CSV exporte la liste.

Clôturer la caisse

1. Ouvrez l'onglet Clôture. L'étape Résumé affiche les ventes du jour, les Paniers restés en attente, les Modes de paiement, le CA par heure et le Top produits.
2. Cliquez sur Passer au comptage, puis saisissez le nombre de billets et de pièces dans Comptage par coupure. L'Écart se calcule.
3. Cliquez sur Générer le rapport, ajoutez des Notes de clôture si besoin.
4. Imprimez le rapport détaillé ou le Ticket de synthèse fin de journée, exportez les tickets en CSV, ou saisissez l'adresse du responsable et cliquez sur Envoyer.
5. Terminez avec Clôturer & télécharger le rapport.

Bon à savoir

• La caisse reste déverrouillée seulement dans l'onglet du navigateur en cours.
• Un produit en rupture ne peut pas être ajouté ; la quantité est limitée au stock disponible.
• Écart de caisse : vert s'il est inférieur à 0,50 € (Caisse parfaitement équilibrée), orange en cas d'Excédent de caisse, rouge en cas de Déficit de caisse.
• Dans Préférences, vous réglez l'impression automatique, la largeur du ticket, le nombre de copies, le Seuil d'alerte d'écart de caisse et l'adresse du responsable. Au-delà du seuil, une confirmation est demandée avant d'imprimer le ticket de fin de journée.
• Les panneaux Session de caisse, Statistiques, Caissiers, Sites, Fidélité, Promotions et Alertes affichent pour l'instant des données d'exemple.

Pilotage

Alertes

Menu : Pilotage › Alertes · Inclus dès la formule Starter

À quoi sert ce module

Le Centre d'alertes regroupe en un seul endroit tout ce qui demande une action : produits sous le seuil ou en rupture, surstocks, péremptions proches, transferts en retard et licences arrivant à échéance. Il s'adresse aux gestionnaires de stock et aux responsables de site, qui y traitent les alertes une à une.

Ce que vous voyez à l'écran

• En-tête : le titre, le site actif s'il y en a un, et les boutons Tout traiter, Générer bons de commande et Configurer alertes.
• Indicateurs : Alertes critiques, Non traitées, Traitées et Alertes totales.
• Onglets : Toutes, Stock, Licences, Transferts, Système, chacun avec le nombre d'alertes non traitées.
• Options d'affichage : le bouton Afficher tout / Masquer traitées et le tri Sévérité, Récentes, Non traitées. En tri par sévérité, une ligne récapitule le nombre d'alertes par niveau.
• Liste des alertes : pour chaque alerte, le titre, le niveau (Critique, Élevé, Moyen, Faible), la catégorie, la mention Alerte auto pour les alertes de seuil, le site, la référence et le détail chiffré (stock actuel, seuil minimum, plafond, date de péremption, date d'arrivée prévue…).
• Boutons par alerte : Commander, Suivre ou Renouveler selon le cas, puis Marquer traité.

Tâches courantes

Traiter une alerte

1. Lisez le détail de l'alerte.
2. Cliquez sur le bouton d'action : Commander ouvre le stock, Suivre ouvre les transferts, Renouveler ouvre les clients et licences.
3. Une fois le problème réglé, cliquez sur Marquer traité. L'alerte affiche Traité ; le bouton de réouverture permet de revenir en arrière.
4. Pour tout solder d'un coup, cliquez sur Tout traiter.

Préparer des bons de commande pour les produits en manque

1. Cliquez sur Générer bons de commande.
2. Étape Sélection : cochez les produits à commander et ajustez les quantités avec − et + (par pas de 10). Le Total estimé (HT) se met à jour.
3. Cliquez sur Réviser.
4. Étape Révision : les lignes sont regroupées par fournisseur. Choisissez Urgent ou Normal, indiquez la Date de livraison souhaitée et les Notes / Instructions.
5. Cliquez sur Générer … bon(s) de commande. L'étape Confirmation affiche la référence, le nombre de fournisseurs, les lignes et le Total TTC.

Régler les notifications

1. Cliquez sur Configurer alertes.
2. Pour chaque famille (stock, licences, transferts, commandes, système), activez ou non Email et In-app.
3. Validez avec Enregistrer.

Bon à savoir

• Les alertes sont calculées sur vos données réelles et suivent le secteur et le site sélectionnés.
• Un transfert en retard est Critique à partir de 5 jours, Élevé à partir de 2 jours, Moyen en dessous.
• L'onglet Licences signale les licences qui arrivent à échéance sous 45 jours.
• Les quantités proposées pour les bons de commande valent au moins le seuil minimum, et visent trois fois ce seuil. Un produit à stock nul est marqué URGENT.
• Dans la version actuelle, les bons générés ne sont pas enregistrés dans le module Achats, l'état Traité n'est pas conservé après rechargement de la page, et les réglages de notification ne sont pas conservés.

Notifications

Menu : Pilotage › Notifications · Inclus dès la formule Starter

À quoi sert ce module

Le Centre de notifications affiche l'historique complet des notifications de l'application : stock, achats, transferts, licences et système. C'est la page qui s'ouvre avec Voir l'historique depuis la cloche de la barre supérieure. Elle vous permet de retrouver une notification passée, de la marquer comme lue et d'ouvrir l'écran concerné.

Ce que vous voyez à l'écran

• En-tête : le titre Notifications, le nombre de notifications non lues et le total, et les boutons Tout marquer lu (s'il reste des non lues) et Réinitialiser.
• Compteurs : Non lues, Critiques, Avertissements et Informations.
• Colonne de filtres :
  • Filtres : Toutes, Non lues, Critiques, Lues, chacun avec son nombre ;
  • Catégorie : Toutes, Stock, Achats, Transferts, Licences, Système.
• Liste des notifications : regroupées par date (Aujourd'hui, Hier, Il y a … jours, puis la date complète). Chaque notification affiche son texte, son niveau (Critique, Avertissement, Info), l'heure, la catégorie et, si elle n'est pas lue, un point de couleur et le bouton Marquer lu.

Tâches courantes

Consulter une notification et ouvrir l'écran concerné

1. Repérez la notification dans la liste.
2. Cliquez dessus : elle passe en lue et l'écran correspondant s'ouvre (stock, achats, transferts, licences…).

Ne voir que l'essentiel

1. Dans Filtres, cliquez sur Non lues ou Critiques.
2. Si besoin, choisissez aussi une Catégorie, par exemple Transferts.
3. Revenez à Toutes pour retrouver la liste complète.

Marquer des notifications comme lues

1. Cliquez sur Marquer lu sur une notification pour la marquer sans l'ouvrir.
2. Ou cliquez sur Tout marquer lu en haut de page.

Repartir de zéro

1. Cliquez sur Réinitialiser.
2. Toutes les notifications redeviennent non lues.

Bon à savoir

• Les notifications sont produites à partir de vos données : niveaux de stock, commandes fournisseurs, transferts, licences et demandes de licence.
• Une notification lue reste visible, en grisé ; utilisez le filtre Non lues pour la masquer.
• L'état « lu » est mémorisé sur le poste et le navigateur que vous utilisez.
• Si aucun élément ne correspond aux filtres, la page affiche Aucune notification.

Prévisions

Menu : Pilotage › Prévisions · Inclus dès la formule Business

À quoi sert ce module

Prévisions & Réapprovisionnement calcule, pour chaque produit, combien de jours de stock il vous reste et quelle quantité commander. Le calcul s'appuie sur vos sorties réelles des 30 derniers jours, vos seuils et les délais de livraison de vos fournisseurs. Il s'adresse aux acheteurs et aux gestionnaires de stock qui préparent leurs commandes.

Ce que vous voyez à l'écran

• En-tête : le bouton de recalcul, Exporter en PDF et Créer commandes groupées.
• Contexte actif : quand un secteur ou un site est sélectionné, il est rappelé avec le nombre de références analysées.
• Indicateurs : Critiques (rupture ou délai dépassé), À surveiller (sous deux fois le délai fournisseur), À commander et Valeur totale estimée.
• Filtres et tri : la liste Toutes urgences (Critique, Élevé, Moyen, OK), la liste Tous les sites, et le tri Urgence, Jours restants, Qté à commander.
• Tableau : Produit, Site, Stock actuel, Sorties 30j, Consommation/j, Jours restants, Délai fournisseur, Point de commande, Qté recommandée (avec un bouton Commander, ou la mention Stock suffisant), Valeur estimée, Fournisseur et Urgence.
• Légende : rappel des règles de couleur sous le tableau.

Tâches courantes

Repérer les produits à commander en priorité

1. Laissez le tri sur Urgence, ou choisissez Jours restants.
2. Filtrez au besoin sur Critique ou sur un site.
3. Lisez la colonne Qté recommandée et la Valeur estimée.

Consulter le détail d'un produit

1. Cliquez sur la ligne du produit.
2. La fenêtre affiche Stock actuel, Stock minimum, Stock maximum, Sorties 30 jours, Jours de stock restants et Délai fournisseur, ainsi qu'une barre Niveau de stock avec le seuil minimum.
3. Lisez la recommandation (quantité, valeur estimée, fournisseur conseillé).
4. Cliquez sur Ouvrir Achats pour passer commande, ou sur Fermer.

Imprimer la liste des besoins

1. Réglez les filtres selon la sélection voulue.
2. Cliquez sur Exporter en PDF. Seules les références à commander sont reprises.
3. Si rien ne s'ouvre, autorisez les fenêtres pop-up dans votre navigateur puis réessayez.

Bon à savoir

• Consommation/j = sorties des 30 derniers jours divisées par 30.
• Point de commande = consommation par jour × délai fournisseur + seuil minimum.
• Qté recommandée = deux fois le point de commande, moins le stock actuel.
• Urgence Critique : stock nul ou jours restants inférieurs au délai fournisseur. Élevé : moins de deux fois ce délai. Moyen : stock sous le seuil minimum.
• Sans délai renseigné chez le fournisseur, un délai de 3 jours est retenu.
• Les boutons Commander et Créer commandes groupées ouvrent le module Achats : la commande s'y saisit.

Reporting

Menu : Pilotage › Reporting · Inclus dès la formule Essentiel

À quoi sert ce module

Reporting & Tableaux de bord réunit les indicateurs de votre stock, de vos mouvements, de vos sites et de vos fournisseurs, calculés à partir de vos données. Il sert à analyser la performance, à valoriser le stock et à produire des rapports PDF, Excel ou CSV pour la direction ou la comptabilité.

Ce que vous voyez à l'écran

• En-tête : le bouton de recalcul, Export global et Exporter (menu Export PDF / Export Excel).
• Indicateurs : Valeur stock FIFO, Taux de rotation, Jours de couverture et Taux de service, suivis de la date de calcul, du nombre de mouvements et, le cas échéant, des transferts en retard.
• Onglets :
  • Rapport mensuel : sections dépliables (Indicateurs clés du mois, Évolution des métriques clés mois par mois, Mouvements de stock — 6 mois glissants, Répartition par secteur, Performance fournisseurs, Recommandations) et bouton Exporter PDF ;
  • Vue d'ensemble : Mouvements mensuels (entrées/sorties), Valeur du stock par site, Répartition par secteur, Statistiques clés par secteur ;
  • Tendances 30j : Évolution valeur 30j, Total entrées 30j, Total sorties 30j, Flux net 30j, la courbe de valeur du stock, Top produits mouvementés (classement par Mouvements, Commandes ou Valeur €), Scorecard fournisseurs, Commandes par fournisseur et Radar de performance ;
  • KPIs par site : une carte par site (Taux de rotation, Jours couverture, Références au seuil, Précision stock) et le tableau Comparaison multi-sites ;
  • Rentabilité stock : Valeur immobilisée, Sorties 30 jours, Rendement mensuel, Sites à rotation lente, un graphique par site, le tableau Détail par site et le bouton Exporter le comparatif PDF ;
  • Valorisation du stock : une carte par méthode de valorisation, avec sa valeur et son évolution sur 30 jours, et un graphique de comparaison ;
  • Prévisions : la courbe Réel / Prévision de la valeur du stock et les trois prochains mois projetés.

Tâches courantes

Exporter le rapport affiché

1. Ouvrez l'onglet voulu.
2. Cliquez sur Exporter, puis sur Export PDF (rapport paginé) ou Export Excel (5 onglets de données).

Composer un export sur mesure

1. Cliquez sur Export global.
2. Étape Modules : cochez les blocs à inclure (KPIs globaux, Mouvements mensuels, Performance par site, Rentabilité du stock par site, Stock par secteur, Valorisation stock, Performance fournisseurs, Alertes stock, KPIs détaillés / site), ou utilisez Tout sélectionner / Tout effacer.
3. Cliquez sur Suivant.
4. Étape Format & Export : choisissez PDF, Excel ou CSV, vérifiez le récapitulatif.
5. Cliquez sur Générer l'export.

Comparer la rentabilité des sites

1. Ouvrez Rentabilité stock.
2. Lisez la colonne Statut du tableau Détail par site.
3. Cliquez sur Exporter le comparatif PDF pour le partager.

Bon à savoir

• Rendement = valeur sortie du stock sur 30 jours ÷ valeur immobilisée. Au-dessus de 20 % : Rentable ; entre 8 et 20 % : À surveiller ; sous 8 % : Immobilisé.
• Références au seuil : Bon à partir de 95 %, Moyen à partir de 88 %, Faible en dessous.
• La prévision prolonge la tendance des 3 derniers mois. Sans historique suffisant, aucun mois n'est projeté.
• Les rapports portent sur l'ensemble de vos sites.

Analytiques

Menu : Pilotage › Analytiques · Inclus dès la formule Business

À quoi sert ce module

Le Tableau de bord analytique compare deux périodes entre elles (un mois ou un trimestre contre un autre) et classe vos secteurs d'activité selon leur performance. Il s'adresse aux responsables qui veulent mesurer une évolution : valeur du stock, mouvements, commandes, taux de service, fournisseurs.

Ce que vous voyez à l'écran

• Bandeau de contexte : quand un secteur ou un site est sélectionné, il est rappelé avec la mention KPIs, mouvements et comparaisons filtrés pour ce contexte.
• Onglets : Comparaison périodes et Performance par secteur (qui devient Secteur : … lorsqu'un secteur est actif).
• Comparaison périodes :
  • deux listes Période A (référence) et Période B (comparaison) (mois de octobre 2025 à mars 2026, trimestres T4 2025 et T1 2026) ;
  • six cartes comparatives : Valeur du stock, Entrées totales, Sorties totales, Valeur commandes, Taux de service, Alertes critiques, avec l'écart en pourcentage ou Stable ;
  • la courbe Évolution de la valeur du stock — comparaison (15 points par période) ;
  • le graphique Mouvements par secteur, avec les boutons Total, Entrées, Sorties ;
  • Top produits — mouvements comparés ;
  • le tableau Performance fournisseurs — comparaison périodes (ponctualité et commandes de chaque période, avec leurs écarts) ;
  • un encadré Synthèse comparative (valeur du stock, mouvements, taux de service).
• Performance par secteur : des indicateurs globaux, une carte par secteur avec son Score santé, sa Valeur stock, son Taux service et sa Couverture, les graphiques Valeur du stock par secteur et Taux de service par secteur (objectif 95 %), puis le Classement détaillé des secteurs trié par score de santé.

Tâches courantes

Comparer deux périodes

1. Ouvrez l'onglet Comparaison périodes.
2. Choisissez la Période A (référence), puis la Période B (comparaison).
3. Lisez les cartes : l'écart est en vert quand l'évolution est favorable, en rouge sinon.
4. Consultez l'encadré de synthèse en bas de page.

Analyser les mouvements par secteur

1. Dans le graphique Mouvements par secteur, cliquez sur Total, Entrées ou Sorties.
2. Comparez les deux barres de chaque secteur (période A et période B).

Identifier les secteurs à surveiller

1. Ouvrez l'onglet Performance par secteur.
2. Repérez les secteurs dont le taux de service est sous l'objectif de 95 %.
3. Consultez le classement détaillé pour la rotation, la couverture, les alertes et le produit phare.

Bon à savoir

• Pour les Alertes critiques, une baisse est considérée comme favorable.
• Quand un secteur est sélectionné, seuls ses chiffres sont affichés dans les deux onglets.
• Les chiffres de cette page sont des exemples de démonstration : ils ne proviennent pas encore de vos données.
• Le choix d'un site n'a pas d'effet sur les chiffres affichés.

Référentiel

Sites

Menu : Référentiel › Sites · Inclus dès la formule Starter

À quoi sert ce module

Ce module rassemble tous vos points d'exploitation : entrepôts, magasins, dépôts, sites virtuels et zones logistiques. Vous y créez vos sites, vous suivez leur stock, leur capacité, leur licence et leur synchronisation. Vous y choisissez aussi le site sur lequel vous travaillez dans le reste de l'application.

Ce que vous voyez à l'écran

• Indicateurs du haut : Sites actifs (sur le nombre total de sites), Produits total (tous sites confondus), Valeur totale (stock valorisé) et Erreurs de sync.
• Bandeau du site actif : quand un site est sélectionné, il s'affiche en haut avec sa région et son nombre de produits, et un bouton Désélectionner.
• Barre de filtres : la recherche Rechercher un site... (par nom ou région), les boutons Tous, Actifs et Inactifs, et deux icônes pour basculer entre la vue en cartes et la vue en tableau.
• Vue tableau (par défaut) : colonnes Site, Type, Gestionnaire, Produits, Valeur stock, Capacité, Licence, Sync, Statut et Contexte. Le pied du tableau indique le nombre de sites affichés et le tri en cours.
• Vue en cartes : une carte par site avec ses produits, sa valeur de stock, une jauge de Capacité, son état de synchronisation et son nombre d'utilisateurs.
• Les boutons Tableau comparatif et Nouveau site en haut à droite.

Tâches courantes

Créer un site

1. Cliquez sur Nouveau site.
2. Saisissez le Nom du site (obligatoire).
3. Complétez Gestionnaire, Adresse, Région et Capacité (unités).
4. Choisissez le Type de site (Entrepôt, Magasin, Dépôt, Virtuel, Zone logistique) et le Secteur.
5. Validez avec Enregistrer. Le site apparaît aussitôt dans le sélecteur de site.

Choisir le site sur lequel vous travaillez

1. Dans le tableau ou sur une carte, cliquez sur Sélectionner en face du site.
2. Le site devient le Site actif dans le contexte global et s'affiche dans le bandeau du haut.
3. Pour revenir à tous les sites, cliquez sur Désélectionner.

Consulter la fiche d'un site

1. Cliquez sur une ligne ou une carte : un résumé s'ouvre (secteur, région, utilisateurs, adresse, Dernière synchronisation, Capacité de stockage).
2. Cliquez sur Ouvrir le détail du site pour accéder à la fiche complète.
3. La fiche affiche la Capacité utilisée et quatre indicateurs : Références, Unités en stock, Valeur du stock et Transferts en cours (avec le nombre en retard).
4. Parcourez les onglets Stock du site, Transferts entrants, Transferts sortants et Mouvements.

Créer un transfert depuis un site

1. Dans la fiche du site, cliquez sur Créer un transfert.
2. Le formulaire s'ouvre avec ce site comme origine ; seuls les produits disponibles sur ce site sont proposés.
3. Une fois le transfert créé, l'onglet Transferts sortants s'affiche.

Bon à savoir

• Cliquez sur un en-tête de colonne (Site, Gestionnaire, Produits, Valeur stock, Capacité) pour trier ; un second clic inverse l'ordre.
• Dans la fiche d'un site, la jauge de capacité passe à l'orange au-delà de 70 % et au rouge au-delà de 90 %.
• L'onglet Stock du site propose les filtres Toutes, À réapprovisionner (stock faible ou rupture) et Saines, avec les seuils min et max et la date de péremption de chaque référence.
• L'onglet Mouvements affiche les 40 derniers mouvements du site.
• Le bouton Alertes de la fiche indique le nombre d'alertes du site et ouvre le centre d'alertes ; le lien Gérer les transferts ouvre le module des transferts.
• Licence : Active, Expire bientôt ou Inactive. Synchronisation : Synchronisé, Erreur sync ou Hors ligne.

Comparatif multi-sites

Menu : Référentiel › Comparatif multi-sites · Inclus dès la formule Business

À quoi sert ce module

Le comparatif multi-sites met vos sites actifs côte à côte. Il aide les responsables à repérer le site le plus chargé, celui qui sert le mieux ses clients et ceux qui cumulent les alertes de stock. Seuls les sites au statut actif sont comparés.

Ce que vous voyez à l'écran

• En-tête : le titre Tableau comparatif multi-sites, le nombre de sites actifs et une flèche de retour vers la liste des sites.
• Bandeau d'indicateurs : Meilleure valeur stock, Meilleur taux de service, Alertes stock totales (tous sites confondus) et Précision moyenne.
• Comparaison par métrique : un graphique en barres, une couleur par site, avec un sélecteur de métrique.
• Radar multi-dimensionnel : la performance de chaque site sur cinq axes (Valeur stock, Remplissage, Taux service, Précision, Rotation), ramenés sur une même échelle.
• Utilisation de la capacité : une jauge par site, avec les unités stockées sur la capacité totale.
• Alertes & Statuts par site : pour chaque site, le nombre d'alertes critiques et élevées, ou OK s'il n'y en a aucune, ainsi qu'un score.
• Matrice de comparaison complète : un tableau avec les colonnes Site, Région, Produits, Valeur stock, Capacité, Alertes, Taux service, Précision, Rotation et Performance.

Tâches courantes

Comparer vos sites sur un indicateur

1. Dans Comparaison par métrique, cliquez sur l'indicateur voulu : Valeur stock, Produits, Capacité %, Taux service %, Précision stock % ou Rotation stock.
2. Le graphique se met à jour.
3. Survolez une barre pour afficher le nom complet du site et sa valeur ; les autres sites s'estompent.

Repérer les sites à surveiller

1. Consultez Alertes & Statuts par site.
2. Les mentions Licence bientôt et Sync erreur signalent un site dont la licence arrive à échéance ou qui ne se synchronise plus.
3. Pour le détail, retournez à la liste des sites avec la flèche de retour.

Lire la matrice complète

1. Descendez jusqu'à la Matrice de comparaison complète.
2. Parcourez les indicateurs ligne par ligne.
3. Repérez la colonne Taux service : la mention Bon, Moyen ou Faible l'accompagne.

Bon à savoir

• Les jauges de capacité passent à l'orange au-delà de 75 % et au rouge au-delà de 90 %.
• Taux service : Bon à partir de 95 %, Moyen à partir de 88 %, Faible en dessous.
• Le score du bloc des alertes est la moyenne du taux de service et de la précision. La Performance de la matrice prend aussi en compte la rotation.
• Les alertes proviennent des seuils de stock de chaque référence (voir le module Stock).
• Si aucun site n'est actif, la page vous invite à en créer un avec le bouton Voir les sites.

Secteurs d’activité

Menu : Référentiel › Secteurs d’activité · Inclus dès la formule Business

À quoi sert ce module

Un secteur d'activité (commerce de détail, pharmacie, industrie, restauration…) regroupe des règles de gestion communes. Ce module vous permet de régler, pour chaque secteur, les unités de gestion, la famille de produits proposée par défaut, les règles à respecter et les seuils d'alerte. Il donne aussi une vue des performances par secteur.

Ce que vous voyez à l'écran

• En-tête : le titre Gestion des secteurs, le secteur actif de l'application (mention actif) et le bouton Changer de secteur.
• Trois onglets : Configuration, Seuils & alertes et Performances.
• Onglet Configuration : une carte par secteur avec la Capacité utilisée, le nombre de Sites et de Produits, les Règles de gestion, les Unités et la Famille par défaut. Chaque carte propose Voir détail, Modifier et Seuils. En dessous, le tableau Champs personnalisés par secteur (colonnes Secteur, Valorisation, Champs custom, Sites / Produits).
• Onglet Seuils & alertes : un bloc par secteur avec six champs chiffrés et un bouton Enregistrer.
• Onglet Performances : une carte par secteur avec Valeur stock, Taux de service, Rotation, Sites, Ruptures et Stock bas, une barre Taux de service vs objectif et la capacité utilisée.

Tâches courantes

Modifier les unités, la famille et les règles d'un secteur

1. Dans l'onglet Configuration, cliquez sur Modifier sur la carte du secteur. Depuis Voir détail, le bouton Modifier unités et règles ouvre la même fenêtre.
2. Saisissez la Famille de produits par défaut : elle pré-remplit la famille des nouvelles références.
3. Dans Unités de gestion, tapez une unité puis cliquez sur Ajouter, ou cliquez sur une des Suggestions. Retirez une unité avec sa croix.
4. Pour reprendre les unités d'un autre secteur, choisissez-le sous Dupliquer les unités d'un autre secteur, puis cliquez sur Copier les unités. Les unités déjà présentes ne sont pas dupliquées.
5. Dans Règles de gestion, saisissez une règle puis cliquez sur Ajouter, ou choisissez une règle Courantes (traçabilité des lots, FIFO, inventaire mensuel…).
6. Validez avec Enregistrer.

Régler les seuils d'un secteur

1. Ouvrez l'onglet Seuils & alertes, ou cliquez sur Seuils sur la carte du secteur.
2. Renseignez Stock mini, Seuil alerte, Seuil critique, Point commande, Stock maxi et Objectif service %.
3. Cliquez sur Enregistrer dans le bloc du secteur. La mention Enregistré s'affiche.

Suivre les performances d'un secteur

1. Ouvrez l'onglet Performances.
2. Comparez le Taux de service à l'objectif : la barre indique Objectif atteint ou le nombre de points en dessous.

Bon à savoir

• Le secteur actif de l'application ne se choisit pas ici : le bouton Changer de secteur et le lien Paramètres › Configuration ouvrent les paramètres.
• Un secteur doit garder au moins une unité de gestion : sinon, le bouton Enregistrer reste grisé.
• Les unités d'un secteur alimentent aussitôt les formulaires de stock et du catalogue.
• Dans l'onglet Performances, le taux de service s'affiche en vert quand l'objectif est atteint, en orange jusqu'à 5 points en dessous et en rouge au-delà.
• La capacité utilisée d'un secteur additionne la capacité des sites qui lui sont rattachés.

Multi-secteurs

Menu : Référentiel › Multi-secteurs · Inclus dès la formule Business

À quoi sert ce module

La vue multi-secteurs compare deux secteurs d'activité côte à côte : valeur du stock, taux de service, alertes, commandes et mouvements. Elle s'adresse aux responsables qui pilotent plusieurs activités et veulent savoir laquelle se porte le mieux.

Ce que vous voyez à l'écran

• En-tête : le titre Vue multi-secteurs et le bouton Gérer les secteurs.
• Deux sélecteurs, Secteur A et Secteur B. Chacun affiche le nombre de produits, le nombre de sites et un Score sur 100.
• Quatre onglets : KPIs clés, État des stocks, Mouvements et Radar.
• Onglet KPIs clés : quatre cartes en face-à-face (Valeur du stock, Taux de service, Alertes critiques, Commandes en cours), puis un tableau détaillé ligne par ligne avec l'écart en pourcentage entre les deux secteurs (colonne Δ).
• Onglet État des stocks : le graphique Répartition des statuts de stock (Normal, Stock bas, Rupture, Surstock), le Détail par secteur en barres de pourcentage, et les cinq premiers produits de chaque secteur.
• Onglet Mouvements : le graphique Comparaison des mouvements (produits, alertes, mouvements, commandes) et, pour chaque secteur, la part des Entrées, Sorties et Transferts, avec le Total mouvements.
• Onglet Radar : le Profil de performance global sur cinq axes notés de 0 à 10, la Synthèse comparative et le score global de chaque secteur.

Tâches courantes

Comparer deux secteurs

1. Choisissez un secteur dans la liste Secteur A.
2. Choisissez un autre secteur dans la liste Secteur B.
3. Lisez les cartes de l'onglet KPIs clés : la valeur la plus favorable s'affiche dans la couleur du secteur gagnant.

Analyser l'état des stocks

1. Ouvrez l'onglet État des stocks.
2. Comparez le nombre de références en Stock bas et en Rupture de chaque secteur.
3. Consultez la liste de produits sous chaque secteur : un point signale les produits en alerte.

Lire la synthèse

1. Ouvrez l'onglet Radar.
2. Dans la Synthèse comparative, chaque critère (Valeur de stock, Taux de service, Santé des stocks, Activité) indique le secteur en tête.
3. Le secteur qui obtient au moins 50 sur 100 porte la mention En tête.

Bon à savoir

• Le score se répartit sur 100 points entre les deux secteurs : 25 points par critère gagné (taux de service, alertes critiques, valeur du stock, volume de mouvements).
• Pour les alertes, les ruptures, les stocks bas et les commandes en attente, la valeur la plus basse est considérée comme la meilleure.
• Le Taux de service correspond à la part des produits disponibles (stock normal ou en surstock) sur le total.
• Sur le radar, l'axe Alertes (inv) vaut 10 quand le secteur n'a aucune alerte.
• Si vous choisissez le même secteur des deux côtés, un message vous invite à en sélectionner deux différents.

Catalogue

Menu : Référentiel › Catalogue · Inclus dès la formule Starter

À quoi sert ce module

Le catalogue rassemble toutes vos références produits : nom, catégorie, fournisseur, prix, site de stockage et seuils d'alerte. Vous y créez et modifiez vos références, vous les classez avec des tags et vous voyez d'un coup d'œil leur niveau de stock.

Ce que vous voyez à l'écran

• En-tête : le titre Catalogue produits, le nombre de produits référencés et affichés, les boutons Nouvelle référence et Gérer les tags, le tri (Nom, Stock, Valeur, Statut) et deux icônes pour passer de la vue en cartes à la vue en liste.
• Recherche : Rechercher par nom, référence...
• Filtres par statut, avec un compteur : Tous, Rupture, Stock faible, Normal, Surstock.
• Filtres par catégorie : un bouton par catégorie présente dans le catalogue.
• Filtres par tag (Tags :), avec le nombre de produits par tag.
• Vue en cartes : prix unitaire, valeur en stock, stock et seuil minimum de chaque produit.
• Vue en liste : colonnes Référence, Produit, Catégorie, Site, Stock actuel, Min, Prix U., Valeur et Statut.

Tâches courantes

Créer une référence

1. Cliquez sur Nouvelle référence.
2. Renseignez Référence, Nom du produit et Catégorie (obligatoires). Vous pouvez choisir une catégorie existante ou en saisir une nouvelle.
3. Complétez si besoin Fournisseur, Référence fournisseur, Site de stockage, Unité, Prix unitaire, N° de lot, Date de péremption, Description et Photo du produit (URL).
4. Dans Stock et seuils d'alerte, saisissez Stock actuel, Seuil minimum et Stock maximum.
5. Validez avec Créer la référence.

Consulter ou modifier une référence

1. Cliquez sur une carte ou une ligne : la fiche du produit s'ouvre (niveau de stock, valeur en stock, fournisseur, seuils, taux de rotation, dernier mouvement, lot, péremption).
2. Cliquez sur Modifier la référence.
3. Corrigez les champs puis cliquez sur Mettre à jour.

Classer vos produits avec des tags

1. Cliquez sur Gérer les tags, onglet Tags.
2. Saisissez un nom dans Nom du tag…, choisissez une couleur et une icône.
3. Cliquez sur Créer le tag. Les icônes de chaque tag permettent de le modifier ou de le supprimer.
4. Pour l'attribuer, ouvrez la fiche d'un produit et cliquez sur les tags voulus dans Tags du produit.
5. Cliquez sur Enregistrer les tags. La mention Enregistré confirme l'enregistrement.

Bon à savoir

• Le statut est calculé automatiquement : Rupture quand le stock est à zéro, Stock faible sous le seuil minimum, Surstock au-dessus du stock maximum, Normal sinon.
• Une référence sous son seuil minimum déclenche une alerte de stock faible dans la cloche de notifications.
• Le tri par Statut place les ruptures en premier ; les tris par Stock et Valeur vont du plus grand au plus petit.
• L'onglet Catégories de Gérer les tags liste les catégories et leur nombre de références. Une catégorie se met à jour dès qu'un produit en change.
• La photo renseignée apparaît sur la touche du produit en caisse.
• Si aucun produit ne correspond, cliquez sur Réinitialiser les filtres.

Stock

Stock

Menu : Stock › Stock · Inclus dès la formule Starter

À quoi sert ce module

La gestion de stock est le cœur de l'application. Vous y enregistrez les entrées, les sorties et les transferts, vous suivez l'historique de chaque mouvement, vous traitez les alertes de seuil et de péremption, et vous réalisez vos inventaires avec ajustement automatique du stock.

Ce que vous voyez à l'écran

• En-tête : les boutons Entrée de stock, Sortie de stock et Transfert.
• Contexte actif : si un secteur ou un site est sélectionné, un bandeau le rappelle. Toute la page ne montre alors que ses références et ses mouvements.
• Indicateurs : Valeur totale stock (prix d'achat × quantité), Références, Ruptures de stock (avec le nombre de stocks faibles) et Alertes actives (seuils et péremptions).
• Quatre onglets : Produits, Historique, Alertes et Inventaire.
• Onglet Produits : la recherche Référence, désignation, site... et le tableau (Référence, Désignation, Catégorie, Site, Stock actuel, Seuil min, Valeur, N° lot, Péremption, Statut).

Tâches courantes

Enregistrer une entrée ou une sortie

1. Cliquez sur Entrée de stock ou Sortie de stock.
2. Choisissez le Produit : son site et son stock actuel s'affichent.
3. Saisissez la Quantité. Le Stock après opération se calcule aussitôt.
4. Vérifiez le N° de lot (repris de la fiche produit) et précisez un Motif.
5. Validez avec Enregistrer l'entrée ou Enregistrer la sortie.

Transférer du stock vers un autre site

1. Cliquez sur Transfert.
2. Choisissez le Produit, puis le Site origine et le Site destination.
3. Saisissez la Quantité et un Motif.
4. Validez avec Enregistrer le transfert.

Traiter une alerte

1. Ouvrez l'onglet Alertes. Les alertes sont classées de la plus grave à la moins grave.
2. Lisez le niveau (Critique, Élevé, Moyen, Faible) et le détail (stock, seuil, date de péremption).
3. Cliquez sur Réapprovisionner, Déstocker ou Sortir / ajuster : le formulaire de mouvement s'ouvre avec le produit déjà sélectionné.

Consulter et exporter l'historique

1. Ouvrez l'onglet Historique.
2. Filtrez par type (Entrée, Sortie, Transfert, Ajustement) et par site, ou cliquez sur Réinitialiser.
3. Cliquez sur CSV ou PDF pour exporter les mouvements filtrés.

Réaliser un inventaire

1. Ouvrez l'onglet Inventaire. L'étape Sélection du périmètre s'affiche.
2. Choisissez le Site, la Catégorie et l'Opérateur responsable.
3. Cliquez sur Démarrer le comptage.
4. À l'étape Saisie des quantités, renseignez la Qté comptée de chaque référence : l'Écart et la Valeur écart se calculent.
5. Cliquez sur Générer le rapport, puis complétez la Justification des écarts.
6. Cliquez sur Valider & ajuster le stock, puis sur Confirmer les ajustements.

Bon à savoir

• Le statut d'une référence se calcule à partir de ses seuils : Rupture à zéro, Stock faible sous le seuil minimum, Surstock au-dessus du maximum, Normal sinon. Dans le tableau, le stock s'affiche en rouge à zéro et en orange sous le seuil minimum.
• Niveaux d'alerte : une rupture est Critique. Un stock faible est Élevé s'il tombe à la moitié du seuil ou moins, Moyen sinon. Un surstock est Faible.
• Une alerte de péremption apparaît 45 jours avant la date ; elle passe en Élevé à 15 jours.
• Les seuils minimum et maximum se règlent sur la fiche de chaque référence, dans le Catalogue.
• Le stock ne descend jamais sous zéro : si vous sortez plus que le stock disponible, il est ramené à zéro. Vérifiez donc le Stock après opération avant de valider.
• Le rapport d'inventaire affiche les Références comptées, les Écarts détectés, l'Impact valeur et le taux de Conformité. Chaque ligne est marquée Conforme, Excédent ou Manquant.
• L'Historique des inventaires de la première étape liste les inventaires validés, avec leurs écarts et leur impact en valeur.

Transferts

Menu : Stock › Transferts · Inclus dès la formule Starter

À quoi sert ce module

Ce module organise le déplacement de marchandises d'un site à un autre, avec un circuit de validation en plusieurs étapes. Le stock du site d'origine baisse à l'expédition, celui du site de destination augmente à la réception. Chaque étape est tracée et l'équipe peut échanger des messages sur chaque transfert.

Ce que vous voyez à l'écran

• En-tête : le titre Transferts inter-sites et le bouton Nouveau transfert.
• Indicateurs : Actifs (dont brouillons), En transit, Valeur en transit (transferts validés et en route) et Urgents (avec le nombre en retard de livraison).
• Trois onglets : En cours, Historique et Flux inter-sites.
• Filtres (onglets En cours et Historique) : le site, le statut (Reçu ou Annulé, dans l'historique), le bouton En retard et Réinitialiser.
• Onglet En cours : une carte par transfert avec sa référence, son statut, le produit, les sites de départ et d'arrivée, et les mentions Urgent ou En retard.
• Onglet Historique : le tableau des transferts reçus ou annulés (Référence, Produit, Quantité, De, Vers, Statut, Date demande, Date livraison, Valeur).
• Onglet Flux inter-sites : la valeur et le nombre de mouvements par trajet, puis, pour chaque site, ce qui est Entrant, Sortant et le solde net.

Tâches courantes

Créer un transfert

1. Cliquez sur Nouveau transfert.
2. Choisissez la Référence à transférer. Le Site d'origine et la quantité Disponible sur ce site s'affichent.
3. Choisissez le Site de destination et saisissez la Quantité.
4. Indiquez la Priorité (Normal ou Urgent), la Date d'arrivée prévue et le Motif.
5. Validez avec Créer le brouillon.

Faire avancer un transfert

1. Cliquez sur la carte du transfert. Sa fiche s'ouvre sur l'onglet Aperçu.
2. Sous Action suivante, ajoutez si besoin une note sur l'étape.
3. Cliquez sur le bouton proposé :
   • Soumettre pour validation (brouillon) ;
   • Valider le transfert (en attente) ;
   • Expédier — sortie de stock (validé) : le stock du site d'origine diminue ;
   • Confirmer la réception (en transit) : le stock du site de destination augmente.

Annuler un transfert

1. Dans la fiche du transfert, cliquez sur Annuler.
2. Saisissez le Motif d'annulation….
3. Confirmez. Si la marchandise était déjà partie, la quantité est rendue au stock du site d'origine.

Échanger avec l'équipe

1. Dans la fiche du transfert, ouvrez l'onglet Messages.
2. Écrivez votre message, en utilisant @ pour mentionner un collègue.
3. Le message est visible par toute l'équipe qui a accès au transfert.

Bon à savoir

• Les étapes s'enchaînent dans cet ordre : Brouillon, En attente, Validé, En transit, Reçu.
• Un transfert en attente, validé ou en transit est En retard dès que sa date d'arrivée prévue est dépassée. Le nombre de jours de retard est indiqué sur sa carte.
• Un transfert reçu ou annulé ne peut plus être modifié ; il passe dans l'onglet Historique.
• La partie Historique de la fiche retrace chaque étape avec sa date et sa note.
• Les flux inter-sites ne comptent que les transferts validés, en transit ou reçus.
• Un transfert peut aussi être créé depuis la fiche d'un site, dans le module Sites.

Inventaires

Menu : Stock › Inventaires · Inclus dès la formule Essentiel

À quoi sert ce module

Ce module sert à planifier les inventaires de vos sites : quand ils ont lieu, qui en est responsable, combien de temps ils doivent durer. Il permet ensuite de suivre leur avancement. Il s'adresse aux responsables de site et aux gestionnaires de stock qui organisent les campagnes de comptage.

Ce que vous voyez à l'écran

• En-tête : le titre Planification des Inventaires et le bouton Planifier un inventaire.
• Indicateurs : Inventaires planifiés, En cours, Terminés (avec le nombre de produits vérifiés et le taux de complétion) et En retard.
• Progression globale de l'année : une barre de complétion et le nombre d'inventaires Planifiés, En cours, Terminés, En retard et Reportés.
• Deux vues : Liste des tâches et Vue calendrier.
• Liste des tâches : la recherche Rechercher site ou responsable…, les filtres Tous, Planifiés, En cours, Terminés, En retard, puis une carte par inventaire (site, priorité, dates, responsable, heures estimées, progression et écarts constatés).
• Vue calendrier : un calendrier mensuel où des points de couleur signalent les jours qui comportent des inventaires, à côté de la liste des tâches.

Tâches courantes

Planifier un inventaire

1. Cliquez sur Planifier un inventaire.
2. Choisissez le Site parmi vos sites actifs.
3. Renseignez Date début et Date fin.
4. Indiquez le Responsable assigné. Sans saisie, le gestionnaire du site est retenu.
5. Choisissez la Priorité (Haute, Moyenne, Basse) et la Durée estimée (h).
6. Ajoutez si besoin des Notes (500 caractères maximum).
7. Validez avec Planifier.

Mettre à jour le statut d'un inventaire

1. Sur la carte de l'inventaire, cliquez sur Gérer.
2. Sous Changer le statut, cliquez sur Planifié, En cours, Terminé ou Reporté.
3. Le message Statut mis à jour avec succès confirme la modification.

Consulter le détail d'un inventaire

1. Cliquez sur Détails sur la carte.
2. Lisez les Notes, le nombre de Produits à inventorier, la Durée estimée et l'Équipe assignée.

Retrouver les inventaires d'une date

1. Ouvrez la Vue calendrier.
2. Changez de mois avec les flèches.
3. Cliquez sur un jour marqué d'un point : la liste ne montre plus que les inventaires de ce jour.
4. Cliquez sur Effacer le filtre pour revenir à tous les inventaires.

Bon à savoir

• Couleurs du calendrier et des badges : bleu pour Planifié, orange pour En cours, vert pour Terminé, rouge pour En retard, gris pour Reporté.
• Le taux de complétion correspond à la part des inventaires terminés sur l'ensemble des inventaires.
• Ce module sert à organiser les inventaires. Le comptage et l'ajustement du stock se font dans l'onglet Inventaire du module Stock.

Achats

Commandes d’achat

Menu : Achats › Commandes d’achat · Inclus dès la formule Starter

À quoi sert ce module

Ce module centralise vos commandes fournisseurs, de la saisie jusqu'à la réception. Chaque réception enregistrée ajoute automatiquement les quantités reçues au stock du site de livraison. Il s'adresse aux acheteurs, gestionnaires de stock et responsables de site.

Ce que vous voyez à l'écran

• Le bouton Nouvelle commande, en haut à droite.
• Quatre indicateurs : Commandes totales, En cours (réception attendue), Valeur commandée (hors commandes annulées) et Fournisseurs actifs.
• Quatre onglets : Commandes, Fournisseurs, KPIs fournisseurs et Planning livraisons.
• Dans Commandes : une barre de recherche (numéro, fournisseur ou site) et une carte par commande avec son statut, son montant, sa date de livraison, ses articles et une barre d'avancement en cas de réception partielle.

Tâches courantes

Créer une commande fournisseur

1. Cliquez sur Nouvelle commande.
2. Choisissez le Fournisseur (obligatoire) et, si besoin, le Site de livraison.
3. Indiquez la Date de commande et la Date de livraison prévue.
4. Ajoutez éventuellement des Tags (par exemple Urgent, Récurrent, Sous contrat).
5. Pour chaque article, choisissez la Référence produit : le prix unitaire se remplit et le Stock actuel s'affiche. Ajustez la Qté et le Prix unitaire.
6. Cliquez sur Ajouter un article pour une ligne de plus. La croix retire une ligne.
7. Ajoutez des Notes si besoin, puis cliquez sur Valider la commande.

Réceptionner une livraison

1. Sur la carte de la commande, cliquez sur Réceptionner. Le bouton est aussi présent dans le détail de la commande.
2. En haut, vous voyez les Unités commandées, celles Déjà reçues et le Restant à recevoir.
3. Pour chaque article, saisissez la quantité dans Reçu maintenant. Vous pouvez aussi indiquer le N° de lot et la date de Péremption.
4. Pour tout recevoir d'un coup, cliquez sur Tout recevoir.
5. Un encadré vous indique s'il s'agit d'une Réception totale ou d'une Réception partielle, et ce qu'il restera à recevoir.
6. Cliquez sur Valider la réception.
7. Vérifiez le récapitulatif, puis cliquez sur Confirmer et mettre à jour. Pour corriger une quantité, cliquez sur ← Modifier.

Une entrée de stock est alors créée pour le site de livraison, avec le lot et la date de péremption saisis. Un message vous confirme le nombre d'unités ajoutées au stock.

Modifier ou annuler une commande

1. Cliquez sur la carte de la commande pour ouvrir son détail.
2. Cliquez sur Modifier, changez les informations, puis cliquez sur Mettre à jour.
3. Pour l'annuler, cliquez sur Annuler, puis sur Oui, annuler la commande.

Replanifier une livraison

1. Ouvrez l'onglet Planning livraisons.
2. Faites glisser une commande du calendrier vers un autre jour.
3. Cliquez sur un jour pour voir les livraisons prévues. La liste Prochaines livraisons reprend les livraisons à venir.

Bon à savoir

• Les statuts possibles sont Commandé, Confirmé, Reçu partiel, Reçu et Annulé.
• Seules les commandes en attente de réception peuvent être réceptionnées, modifiées ou annulées.
• Vous ne pouvez pas recevoir plus que le restant à recevoir d'un article.
• Une commande annulée ne retire pas du stock les quantités déjà reçues.
• L'onglet Fournisseurs affiche chaque fournisseur avec sa note, son délai, ses conditions de paiement et son contrat. Cliquez sur un fournisseur pour voir son Volume cumulé et ses Dernières commandes.
• L'onglet KPIs fournisseurs calcule le Taux de conformité moyen (commandes reçues en totalité), le Délai moyen de livraison, les retards, les réceptions partielles et le Volume mensuel (6 mois) de chaque fournisseur.

Fournisseurs

Menu : Achats › Fournisseurs · Inclus dès la formule Starter

À quoi sert ce module

Ce module classe vos fournisseurs grâce à un score automatique. Le score repose sur la ponctualité, le taux de service et la qualité. Il aide les acheteurs à repérer les meilleurs partenaires et ceux à surveiller.

Ce que vous voyez à l'écran

• Quatre indicateurs : Score moyen (sur 100), Ponctualité moy., Taux de service et Volume total avec le nombre de commandes.
• Une barre de recherche Rechercher un fournisseur....
• Un filtre par secteur (Tous les secteurs par défaut).
• Un menu de tri : Trier par score, Trier par ponctualité, Trier par taux de service ou Trier par nb commandes.
• Un tableau avec les colonnes Rang, Fournisseur, Score global, Ponctualité, Service, Cmdes, Volume et Contrat.
• Une légende sous le tableau qui rappelle le calcul du score et les seuils de couleur.

Tâches courantes

Comparer vos fournisseurs

1. Choisissez un critère dans le menu de tri. Le meilleur fournisseur apparaît en premier.
2. Filtrez par secteur ou tapez un nom pour réduire la liste.
3. Lisez le Score global : la barre, le niveau (Excellent, Bon, Moyen, Faible) et la tendance en points.

Consulter le détail d'un fournisseur

1. Cliquez sur la ligne du fournisseur.
2. La zone Tendance 6 mois affiche un graphique mensuel. Basculez entre Ponctualité et Service.
3. La zone Métriques détaillées présente le Délai promis et le délai réel, les Commandes en retard, les Annulations, le Taux de défauts, la Valeur commandée, les Conditions paiement et le Contrat.
4. La zone Analyse qualitative liste les points forts et les points faibles, ainsi que le contact du fournisseur.
5. Cliquez de nouveau sur la ligne pour refermer le détail.

Réinitialiser la recherche

1. Si aucun fournisseur ne correspond, cliquez sur Réinitialiser les filtres.

Bon à savoir

• Le score est pondéré ainsi : ponctualité 40 %, taux de service 35 %, défauts 15 %, contrat 10 %.
• Les seuils de niveau sont : Excellent à partir de 90, Bon à partir de 75, Moyen à partir de 60, Faible en dessous.
• La ponctualité s'affiche en vert à partir de 90 %, en orange à partir de 80 %, en rouge en dessous.
• Le taux de service s'affiche en vert à partir de 95 %, en orange à partir de 85 %, en rouge en dessous.
• Un fournisseur n'apparaît qu'une fois qu'il a des commandes.
• Ce module sert uniquement à consulter : aucune modification n'est possible depuis cet écran.

Approvisionnement

Menu : Achats › Approvisionnement · Inclus dès la formule Business

À quoi sert ce module

Ce module vous propose des suggestions d'achat. Elles sont calculées à partir du stock actuel, de la consommation et des délais des fournisseurs. Il aide les acheteurs et les gestionnaires de stock à savoir quoi commander, combien et avant quelle date.

Ce que vous voyez à l'écran

• En haut à droite, deux raccourcis : Commandes et Fournisseurs.
• Quatre cartes cliquables : Critique (commande immédiate), Priorité haute (commander cette semaine), À planifier (horizon 2 à 4 semaines) et Budget estimé.
• Une recherche Produit, fournisseur..., des boutons de priorité (Toutes, Critique, Élevée, Moyenne, Faible) et un filtre Tous les secteurs.
• La liste des suggestions. Chacune présente le produit, le Stock actuel avec une jauge de jours restants, le Fournisseur et la Suggestion de quantité.
• En bas, le nombre de suggestions affichées et le Budget total estimé.

Tâches courantes

Repérer les achats urgents

1. Cliquez sur la carte Critique ou Priorité haute pour filtrer la liste.
2. Pour chaque produit, lisez la jauge de jours de stock restants et la consommation par jour.
3. Lisez la date Commander avant le et la Réception prévue.
4. La ligne grisée sous chaque suggestion explique la raison de la recommandation.

Marquer une suggestion comme commandée

1. Cliquez sur Commander à droite de la suggestion.
2. La suggestion affiche alors le badge Commandé.

Traiter plusieurs suggestions à la fois

1. Cochez la case à gauche des produits voulus.
2. Une barre indique le nombre de produits sélectionnés et le budget estimé.
3. Cliquez sur Créer les commandes. Pour tout décocher, cliquez sur Désélectionner.

Bon à savoir

• Les priorités possibles sont Critique, Élevée, Moyenne et Faible.
• La jauge de stock est rouge quand le stock restant couvre moins que le délai de livraison. Elle est orange jusqu'à deux fois ce délai, et verte au-delà.
• La tendance de consommation s'affiche en ↑ hausse, ↓ baisse ou — stable.
• Le badge Commandé ne crée pas de commande fournisseur. Pour passer réellement la commande, utilisez le raccourci Commandes.
• La carte À planifier compte les priorités moyennes et faibles. Un clic dessus n'affiche toutefois que les priorités moyennes.

Appels d’offres

Menu : Achats › Appels d’offres · Inclus dès la formule Business

À quoi sert ce module

Ce module suit vos appels d'offres, de la publication à l'attribution du marché. Il compare les offres des fournisseurs grâce à une note pondérée par critère. Il s'adresse aux acheteurs et aux responsables achats.

Ce que vous voyez à l'écran

• Le bouton Nouvel appel d'offres, en haut à droite.
• Six indicateurs : Total AO, Publiés, En évaluation, Attribués, Budget total et Économies moy.
• Une recherche Rechercher un appel d'offres... et des boutons de statut : Tous, Brouillon, Publié, En évaluation, Attribué et Annulé.
• Une carte par appel d'offres. Elle affiche la référence, le statut, le titre, le service, le responsable, le Budget estimé et les mots-clés. Elle indique aussi le nombre de Réponses, le Délai restant, le Lauréat ou le Meilleur score, et les Scores des offres des trois meilleurs fournisseurs.

Tâches courantes

Trouver un appel d'offres

1. Tapez un titre ou une référence dans la barre de recherche.
2. Cliquez sur un statut pour filtrer la liste.
3. Si rien ne s'affiche, cliquez sur Réinitialiser.

Comparer les offres reçues

1. Cliquez sur la carte de l'appel d'offres.
2. L'onglet Vue d'ensemble présente le Budget estimé, la Date limite, les Réponses reçues, les Jours restants, la Description et le Classement des offres.
3. L'onglet Comparaison affiche une carte par fournisseur. Chaque carte montre son score sur 100, la note de chaque critère, le Prix total, la Livraison, les + Points forts et les - Points faibles.
4. Sous ces cartes, un tableau croise chaque Critère et son Poids avec la note de chaque fournisseur. La dernière ligne donne le Score total pondéré.
5. L'onglet Critères rappelle la description et le poids de chaque critère, ainsi que le Total des pondérations.

Attribuer le marché

1. Ouvrez un appel d'offres au statut En évaluation.
2. Cliquez sur Attribuer le marché.
3. Le marché revient automatiquement à l'offre qui a le meilleur score total.
4. La fenêtre se ferme et l'appel d'offres passe au statut Attribué.

Bon à savoir

• Les statuts d'un appel d'offres sont Brouillon, Publié, En évaluation, Attribué, Annulé et Clôturé.
• Une réponse peut être Soumis, En attente, Disqualifié, Lauréat ou 2ème.
• Le Délai affiche Auj. le jour de la date limite, puis Clôturé une fois celle-ci passée.
• Dans la fenêtre de détail, les Jours restants s'affichent en rouge à 7 jours ou moins de la date limite.
• Le bouton Attribuer le marché n'apparaît que pour les appels d'offres En évaluation.

Ventes & clients

Facturation

Menu : Ventes & clients › Facturation · Inclus dès la formule Starter

À quoi sert ce module

La facturation regroupe tout le cycle commercial et financier : factures, devis, paiements, relances, avoirs, TVA et trésorerie. Elle s'adresse aux comptables, aux vendeurs et aux responsables de site. Les documents de vente sont générés à partir des commandes clients.

Ce que vous voyez à l'écran

• En haut à droite : le nombre de commandes synchronisées et le bouton Paramètres.
• Les onglets, rangés en trois groupes : Ventes, Analyse et Achats. Une pastille rouge signale les éléments à traiter.
• Sur les onglets de ventes, quatre indicateurs : Chiffre d'affaires encaissé, En attente de paiement, Factures en retard et Devis en cours.

Groupe Ventes

• Documents : la liste des factures, devis, bons de livraison, bons de commande et avoirs. Vous pouvez filtrer par période (Tout, Mois, Trimestre, Année), par type et par statut. Une synthèse affiche le Total facturé TTC, l'Encaissé et le Reste à encaisser.
• Clients : l'encours de chaque client, le graphique Balance âgée des encours (de Non échu à 90 jours et plus) et les clients en retard.
• Paiements : les encaissements confirmés, filtrables par période et par moyen de paiement.
• Relances : les sous-onglets Factures en retard, Historique des relances et Règles automatiques.
• Remises & Tarifs : les Remises clients, les Tarifs par catégorie et les Remises volume.
• Devis interactifs : le suivi des devis envoyés (vues, relances, signature) et leur conversion en facture.
• Contrats : les contrats d'abonnement, avec le MRR (HT), l'ARR (HT) et les contrats qui Expirent dans 60 j.
• Retours & Avoirs : les demandes de retour, de Demande reçue à Avoir émis, avec l'impact comptable.
• SAV & Réclamations : les tickets clients, avec leur priorité, leur statut et le suivi des délais.

Groupe Analyse

• Tableau de bord : le chiffre d'affaires mensuel, le taux de recouvrement, la balance âgée et les meilleurs clients, sur 3, 6 ou 12 mois.
• Rapports multi-sites : une vue consolidée par site, avec une comparaison entre périodes et des exports Excel et PDF.
• TVA & Comptabilité : les Déclarations TVA, l'Export comptable et les Taux & règles par secteur.
• Prévision trésorerie : les encaissements et décaissements prévus sur 30, 60 ou 90 jours.

Groupe Achats

• Fournisseurs : les factures d'achat, la liste des fournisseurs et des statistiques.
• BC Automatiques : les alertes de stock, les propositions de bons de commande et les règles de réapprovisionnement.

Tâches courantes

Créer une facture

1. Dans l'onglet Documents, cliquez sur Nouvelle facture. Pour un devis, cliquez sur Devis.
2. Choisissez le client dans Client *. Sa remise habituelle s'applique automatiquement.
3. Renseignez la Date d'émission, la Date d'échéance et le Mode de paiement.
4. Cliquez sur Ajouter un produit, puis recherchez l'article par son nom ou sa référence.
5. Ajustez la quantité, le prix, la remise et la TVA de chaque ligne.
6. Validez avec Valider & Envoyer, ou cliquez sur Enregistrer brouillon.

Envoyer un document ou enregistrer un acompte

1. Cliquez sur un document de la liste pour l'ouvrir.
2. Cliquez sur Email, choisissez un Modèle de message, puis cliquez sur Envoyer.
3. Pour un règlement partiel, cliquez sur Acomptes, puis sur Enregistrer un paiement.
4. Cliquez sur PDF pour télécharger le document.

Relancer un client en retard

1. Ouvrez l'onglet Relances, puis le sous-onglet Factures en retard.
2. Cliquez sur Envoyer relance sur la facture concernée.

Bon à savoir

• Les totaux de la liste des documents sont recalculés à chaque changement de période ou de filtre.
• Dans Paiements, le bouton Exporter en CSV exporte la liste filtrée.
• Dans Prévision trésorerie, vous pouvez exporter avec Exporter le prévisionnel PDF et Exporter en CSV. Le cumul part de zéro : aucun solde bancaire n'est pris en compte.
• Dans Contrats, les boutons Générer facture, Renouveler la licence et Renouveler et facturer agissent sur les licences de vos clients.
• Le bouton Paramètres permet de régler votre société, la Numérotation des documents, les Coordonnées bancaires et les Mentions légales imprimées sur les PDF.

Devis

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À quoi sert ce module

La gestion des devis vous permet de préparer vos propositions commerciales, de suivre leur consultation par le client, de recueillir la signature et de transformer un devis accepté en facture. Elle s'adresse aux vendeurs et aux responsables commerciaux.

Ce que vous voyez à l'écran

• Cinq indicateurs en haut : Total devis, Signés, En attente, Valeur pipeline et Taux conversion.
• Une zone de recherche Rechercher un devis ou client....
• Des filtres par statut : Tous, Brouillons, Envoyés, Consultés, Signés, Convertis et Expirés.
• La liste des devis. Chaque carte affiche le numéro, le statut, le client, le commercial, le site, le montant TTC et la date d'expiration. Le nombre de vues et la date de Dernière consultation apparaissent quand le client a ouvert le devis.
• Le bouton Nouveau devis, en haut à droite.

Tâches courantes

Créer un devis

1. Cliquez sur Nouveau devis.
2. Renseignez le Client * et, si besoin, son Email, son Téléphone et son Adresse.
3. Saisissez la Prestation / produit *.
4. Indiquez la Qté, le P.U. HT, la TVA % et la Validité (j).
5. Vérifiez le Total TTC estimé.
6. Validez avec Créer le devis. Le devis est créé en brouillon et sa fiche s'ouvre.

Consulter un devis

1. Cliquez sur une carte de la liste.
2. La fiche affiche le client, les dates, le commercial, la Remise globale, les lignes et les totaux (Sous-total HT, TVA, Total TTC).
3. Le panneau Suivi en temps réel retrace l'historique : création, envoi, consultations, relances, signature, conversion.
4. Le bloc Statistiques indique les Vues, la Validité et la Remise accordée.
5. Cliquez sur la flèche de retour pour revenir à la liste.

Relancer le client

1. Ouvrez un devis au statut Envoyé.
2. Cliquez sur Relancer. La relance est ajoutée au suivi.

Faire signer un devis

1. Ouvrez un devis Envoyé ou Consulté.
2. Cliquez sur Signer.
3. Saisissez le Nom complet du signataire *.
4. Cliquez dans la Zone de signature pour apposer la signature.
5. Validez avec Signer le devis.

Convertir un devis en facture

1. Ouvrez un devis au statut Signé.
2. Cliquez sur Convertir en facture.
3. Confirmez avec Convertir. Le numéro de la facture s'affiche ensuite sur la fiche et dans la liste.

Bon à savoir

• Un badge rouge Expire dans …j ! signale les devis envoyés ou consultés qui expirent dans les trois jours.
• La Valeur pipeline additionne les devis envoyés, consultés et signés.
• Le Taux conversion rapporte les devis signés ou convertis à l'ensemble des devis sortis du brouillon.
• Le bloc Lien d'acceptation client affiche l'adresse à transmettre au client, avec un bouton Copier.
• Un devis signé affiche la mention Signé électroniquement, avec le nom du signataire, la date et l'heure.

Cibles de vente

Menu : Ventes & clients › Cibles de vente · Inclus dès la formule Business

À quoi sert ce module

Ce module vous permet de suivre l'atteinte des objectifs de vente de chaque commercial et de chaque secteur, ainsi que leur activité terrain. Il s'adresse aux responsables commerciaux et aux directions de site. C'est un écran de consultation : il ne permet pas de saisir des objectifs.

Ce que vous voyez à l'écran

• En haut à droite, le sélecteur de période : Mensuel, Trimestriel ou Tous. Si un secteur d'activité est sélectionné, son nom s'affiche à côté et les données sont limitées à ce secteur.
• Quatre onglets : Vue globale, Par commercial, Par secteur et Activité.
• Vue globale : quatre indicateurs (CA total réalisé, Taux d'atteinte global, Objectifs dépassés, À risque / manqués) et le graphique Atteinte des objectifs — Vue d'ensemble, qui compare l'Objectif et le Réalisé de chaque commercial.
• Par commercial : une carte par commercial, avec un anneau de progression, son statut, la période, puis le CA réalisé, les Commandes, les Nvx clients et la Marge, chacun comparé à son objectif.
• Par secteur : une carte par secteur, avec le CA réalisé, l'Objectif, les Commandes, le Top performer et une barre de progression.
• Activité : le fil des actions commerciales récentes (Appel, RDV, Email, Devis, Commande, Visite), avec le client, le montant éventuel et la date.

Tâches courantes

Voir où en est l'équipe

1. Choisissez la période en haut à droite.
2. Restez sur l'onglet Vue globale.
3. Lisez le Taux d'atteinte global et le nombre de commerciaux À risque / manqués.

Consulter le détail d'un commercial

1. Ouvrez l'onglet Par commercial.
2. Cliquez sur la carte du commercial.
3. La fiche affiche trois anneaux : CA réalisé / objectif, Commandes / objectif et Nouveaux clients / objectif.
4. La rubrique Activités récentes liste ses dernières actions.
5. Cliquez sur la flèche de retour pour revenir à la liste.

Comparer les secteurs

1. Ouvrez l'onglet Par secteur.
2. Comparez les barres de progression et le pourcentage affiché sous chaque carte.

Bon à savoir

• Chaque objectif porte un statut : En bonne voie (bleu), À risque (orange), Dépassé (vert) ou Manqué (rouge). La couleur des anneaux et des barres suit ce statut.
• La Marge s'affiche en vert quand elle atteint l'objectif, en rouge sinon.
• Dans le fil d'activité, un pouce levé indique une issue positive et un pouce baissé une issue négative.
• Le graphique de la Vue globale ne présente que les objectifs mensuels.

Objectifs par commercial

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À quoi sert ce module

Ce module suit les objectifs individuels de chaque commercial : chiffre d'affaires, visites, devis, conversion et nouveaux clients. Il propose aussi des messages de coaching et un plan d'action par personne. Il s'adresse aux responsables d'équipe commerciale.

Ce que vous voyez à l'écran

• Une rangée de sept indicateurs d'équipe : CA équipe, Objectif CA, Taux atteinte, Objectifs atteints, À risque, Manqués et Score coaching.
• Une barre de progression du chiffre d'affaires de l'équipe, avec le montant réalisé et l'objectif.
• Les boutons Exporter et Définir objectifs, en haut à droite.
• Trois onglets :
  • Vue équipe : le Classement équipe du mois, trié par chiffre d'affaires. On y trouve le Commercial, sa Zone, le CA réalisé, l'Objectif, le Taux, les Visites, la Conversion, le Score coaching et le Statut.
  • Objectifs individuels : une carte par commercial avec sa barre de chiffre d'affaires et ses Visites, Devis, Convers. et Coaching. Des filtres par statut sont proposés.
  • Coaching automatique : les messages non lus, regroupés par commercial.

Tâches courantes

Consulter la fiche d'un commercial

1. Cliquez sur une ligne du classement ou sur une carte de l'onglet Objectifs individuels.
2. La fiche s'ouvre avec son statut, sa période, sa zone et son score de coaching.
3. Parcourez les quatre onglets de la fiche :
   • Objectifs : le chiffre d'affaires comparé à l'objectif et à l'année précédente (N-1), les Visites terrain, les Devis émis, le Taux de conversion (%), les Nouveaux clients, les Points forts et les Axes d'amélioration.
   • Hebdo : le détail semaine par semaine (Objectif CA, Réalisé, Taux, Visites, Devis, Signés) et le graphique Évolution hebdomadaire CA.
   • Coaching : le score sur 100 et les messages (Conseil, Alerte, Félicitations, Action requise).
   • Plan d'action : la liste numérotée des actions prévues sur la période.
4. Fermez la fiche avec la croix ou en cliquant à côté.

Traiter les messages de coaching

1. Ouvrez la fiche du commercial, puis l'onglet Coaching. Le nombre de messages non lus figure entre parenthèses.
2. Lisez le message. Un point rouge signale un message non lu.
3. Cliquez sur Marquer comme lu.

Repérer les commerciaux en difficulté

1. Ouvrez l'onglet Objectifs individuels.
2. Cliquez sur le filtre À risque ou Objectif manqué.

Bon à savoir

• Statuts possibles : Dans les clous, À risque, Objectif atteint, Objectif manqué et En attente.
• Les pourcentages s'affichent en vert à partir de 100 %, en orange entre 80 et 99 %, et en rouge en dessous de 80 %.
• Le score de coaching est vert à partir de 80, orange entre 60 et 79, et rouge en dessous de 60.
• Les trois premiers du classement sont signalés par une médaille.
• Sur les cartes individuelles, une pastille rouge indique le nombre de messages de coaching non lus.

CRM clients

Menu : Ventes & clients › CRM clients · Inclus dès la formule Business

À quoi sert ce module

Le CRM centralise vos prospects et vos clients : leur avancement dans le cycle de vente, la valeur des affaires en cours, les échanges passés et le niveau d'intérêt de chacun. Il s'adresse aux commerciaux et à leurs responsables.

Ce que vous voyez à l'écran

• Le bouton Nouveau contact, en haut à droite. Si un secteur d'activité est sélectionné, son nom s'affiche à côté.
• Huit indicateurs : Prospects, Leads chauds, Taux conversion, Valeur moy., Pipeline total, Gagnés/mois, Perdus/mois et Cycle moyen.
• Quatre onglets :
  • Pipeline : six cartes de synthèse (Leads, Qualifiés, Proposition, Négociation, Gagnés, Perdus) avec le nombre de contacts et la valeur totale. En dessous, un tableau en colonnes présente les affaires ouvertes, de Leads à Négociation.
  • Contacts & Prospects : la liste complète, avec la recherche et les filtres.
  • Historique : toutes les interactions (Appel, Email, Réunion, Démo, Devis, Note, Visite).
  • Scoring : les prospects classés en Chaud, Tiède et Froid, puis le Détail des scores par prospect.

Tâches courantes

Ajouter un contact

1. Cliquez sur Nouveau contact.
2. Renseignez le Prénom et le Nom (obligatoires).
3. Complétez l'Entreprise, la Fonction, le champ Assigné à, l'Email et le Téléphone.
4. Choisissez le Statut et le Score.
5. Indiquez la Valeur (€) et la Probabilité de signature (%).
6. Validez avec Créer le contact.

Rechercher un contact

1. Ouvrez l'onglet Contacts & Prospects.
2. Tapez un nom ou une entreprise dans Rechercher un contact....
3. Affinez avec les listes Tous les statuts et Tous les scores.

Consulter une fiche contact

1. Cliquez sur un contact, depuis le pipeline, la liste ou le scoring.
2. La fiche affiche l'Email, le Téléphone, la Valeur estimée, la Probabilité, la Source, le champ Assigné à, les Tags et les Notes.
3. La Prochaine action et l'Historique des interactions apparaissent en bas de la fiche.
4. Fermez la fiche avec la croix ou en cliquant à côté.

Voir les contacts d'une étape du pipeline

1. Dans l'onglet Pipeline, cliquez sur une carte de synthèse, par exemple Négociation.
2. L'onglet Contacts & Prospects s'ouvre, filtré sur cette étape.

Bon à savoir

• Le Pipeline total additionne la valeur estimée des contacts aux étapes Lead, Qualifié, Proposition et Négociation.
• Le Taux conversion rapporte les affaires gagnées à l'ensemble des affaires conclues, gagnées ou perdues.
• Sur chaque carte du pipeline, la barre indique la probabilité de signature. L'icône (flamme, soleil ou flocon) indique le score.
• Dans l'Historique, une pastille verte signale une issue positive et une pastille rouge une issue négative. La date de Suivi prévue s'affiche quand elle existe.
• Quand un secteur d'activité est sélectionné, les listes ne montrent que les contacts de ce secteur.

Contrats clients

Menu : Ventes & clients › Contrats clients · Inclus dès la formule Business

À quoi sert ce module

Ce module rassemble les contrats signés avec vos clients : maintenance, service, fourniture, licence, partenariat ou accord-cadre. Il vous aide à suivre leurs échéances, leurs jalons et leurs renouvellements, et vous alerte avant leur expiration. Il s'adresse aux responsables commerciaux et administratifs.

Ce que vous voyez à l'écran

• Un bandeau orange alertes actives, quand des contrats demandent votre attention. Chaque alerte propose un lien Voir contrat.
• Sept indicateurs : Total contrats, Actifs, Expire bientôt, Expirés, Brouillons, Valeur totale et MRR (revenu mensuel récurrent).
• Une barre de filtres : la recherche Rechercher client, référence... et les listes Tous les statuts et Tous les types. Le nombre de contrats affichés apparaît à droite.
• Une grille de cartes, une par contrat. Chaque carte affiche le client, la référence, le statut, le type, les jours restants, une barre de temps écoulé, la valeur totale, la valeur mensuelle, le gestionnaire et le mode de renouvellement.
• En bas, le Calendrier des renouvellements automatiques, trié par date.

Tâches courantes

Retrouver un contrat

1. Tapez le nom du client ou la référence dans la zone de recherche.
2. Affinez avec un statut (Actif, Expire bientôt, Expiré, Brouillon, Suspendu, Renouvelé).
3. Affinez avec un type (Fourniture, Maintenance, Service, Accord-cadre, Licence, Partenariat).

Consulter le détail d'un contrat

1. Cliquez sur la carte du contrat, ou sur Voir contrat dans le bandeau d'alertes.
2. Parcourez les quatre onglets de la fiche :
   • Vue d'ensemble : la Valeur totale, la valeur Mensuel, le mode de Renouvellement, le Niveau SLA, la Durée du contrat (Début, Fin, Préavis), les Conditions, la Description et les Notes internes.
   • Jalons : les étapes du contrat, marquées Fait ou À venir, avec leur montant éventuel.
   • Historique : les renouvellements passés, avec leur période et leur montant.
   • Documents : les fichiers rattachés au contrat.
3. Fermez la fiche avec Fermer.

Renouveler un contrat

1. Ouvrez la fiche du contrat.
2. Cliquez sur Renouveler.
3. Le contrat est mis à jour et ses alertes disparaissent du bandeau.

Bon à savoir

• Le badge des jours restants change de couleur : gris au-delà de 90 jours, orange entre 31 et 90 jours, rouge à 30 jours ou moins. Un contrat échu affiche Expiré il y a …j.
• La barre de chaque carte montre la part du contrat déjà écoulée. Elle suit les mêmes couleurs que le badge.
• Dans le calendrier, la mention dans …j passe en orange quand le renouvellement a lieu dans moins de 90 jours.
• Le MRR additionne la valeur mensuelle de tous les contrats.

Promotions

Menu : Ventes & clients › Promotions · Inclus dès la formule Business

À quoi sert ce module

Ce module regroupe vos promotions et remises commerciales : remises en pourcentage ou en montant fixe, offres « 1 acheté = 1 offert », packs et paliers. Il vous permet de les activer, de suivre leur utilisation et de tester leur effet sur une commande avant de la passer. Il s'adresse aux responsables commerciaux et marketing.

Ce que vous voyez à l'écran

• Le bouton Nouvelle promotion, en haut à droite.
• Quatre indicateurs : Promotions actives, Utilisations totales, Économies générées et Règles configurées.
• Quatre onglets :
  • Règles : la liste des promotions, avec des filtres par statut (Toutes, Active, Planifiée, En pause, Expirée) et par type (Tous types, Remise %, Remise fixe €, 1 acheté = 1 offert, Pack groupé, Palier de remise).
  • Applications : l'Historique des applications de promotions, avec la Promotion, le Client, le Document, la Date, le Montant initial, la Remise, le Montant final et le Site.
  • Simulateur : un calcul de remise sur une commande fictive.
  • Analytiques : le Top promotions par économies générées et des répartitions Par type, Par statut et en Résumé global.

Tâches courantes

Créer une promotion

1. Cliquez sur Nouvelle promotion.
2. Saisissez le Nom de la promotion et une Description.
3. Choisissez le Type de remise et indiquez la Valeur de remise.
4. Choisissez le Déclencheur : Toujours applicable, Quantité minimum, Montant minimum, Segment client, Période définie, Première commande ou Combinaison produits.
5. Renseignez la Date de début et, si besoin, la Date de fin (optionnel) et le Code promo (optionnel).
6. Validez avec Créer la promotion.

Modifier, activer ou mettre en pause une promotion

1. Dans l'onglet Règles, repérez la promotion.
2. Pour la modifier, cliquez sur l'icône crayon, puis sur Mettre à jour.
3. Pour l'activer ou la suspendre, cliquez sur l'interrupteur à droite. Vert signifie active.

Simuler une remise

1. Ouvrez l'onglet Simulateur.
2. Saisissez le Montant de la commande (€) et la Quantité commandée.
3. Choisissez le Secteur et le Type de client (Client existant ou Nouveau client).
4. Lisez le Résultat de simulation : le montant initial, chaque remise appliquée et le Montant final.
5. Le bloc Promotions déclenchées indique la raison de chaque remise.

Bon à savoir

• Seules les promotions actives sont prises en compte par le simulateur.
• Les promotions sont appliquées par ordre de priorité. Une seule promotion non cumulable peut s'appliquer. Les promotions marquées Cumulable s'ajoutent aux autres.
• Certaines remises sont plafonnées : le simulateur tient compte de ce plafond.
• Le simulateur affiche l'Économie totale en euros et en pourcentage de la commande.
• Chaque règle affiche son nombre d'utilisations et le montant économisé par vos clients.

Dashboard terrain

Menu : Ventes & clients › Dashboard terrain · Inclus dès la formule Business

À quoi sert ce module

Le tableau de bord terrain est l'espace personnel du commercial itinérant. Il réunit son planning du jour, les clients de sa zone, ses résultats du mois et ses dernières actions. Sa présentation est pensée pour une consultation rapide entre deux rendez-vous.

Ce que vous voyez à l'écran

• Un bandeau vert en haut : votre nom, votre fonction, votre zone et votre position actuelle. En dessous, la Progression du jour indique le nombre de tâches faites, le pourcentage complété et les tâches restantes.
• Quatre indicateurs personnels, avec une barre de progression quand un objectif existe.
• Quatre onglets : Aujourd'hui, Clients, Mes KPIs et Activité.
• Un bouton rond +, en bas à droite, qui ouvre les actions rapides : Appel rapide, Nouveau devis, Check-in visite et Note rapide.

Tâches courantes

Suivre votre planning du jour

1. Restez sur l'onglet Aujourd'hui. Le titre Planning du … rappelle la date.
2. Chaque tâche affiche son type (Visite, Appel, Devis, Démo, Suivi), le client, l'adresse, l'heure et la durée prévue.
3. Une étiquette rouge Priorité haute signale les tâches urgentes.
4. Cliquez sur Y aller pour vous rendre chez le client.
5. Une fois la tâche faite, cliquez sur le rond à gauche. La tâche est barrée et la Progression du jour se met à jour.
6. Cliquez de nouveau sur le rond pour annuler.

Consulter un client de votre zone

1. Ouvrez l'onglet Clients. La liste Clients de ma zone affiche, pour chaque client, son niveau d'intérêt (Chaud, Tiède ou Froid), son score, son secteur, la date du Dernier contact et la prochaine action.
2. Cliquez sur un client pour ouvrir sa fiche.
3. La fiche affiche l'adresse, le téléphone, l'email, le Devis en attente éventuel et la Prochaine action.
4. Utilisez les boutons Appeler, Devis ou Check-in.
5. Cliquez sur Retour à la liste pour revenir.

Faire le point sur vos résultats

1. Ouvrez l'onglet Mes KPIs.
2. Le bloc Objectif mensuel compare le chiffre d'affaires Réalisé à l'Objectif et affiche le pourcentage Atteint, ainsi que le montant restant à réaliser.
3. Le bloc Évolution mensuelle compare chaque mois à son objectif.
4. Quatre compteurs résument votre activité : Appels passés, Visites réalisées, Devis envoyés et Commandes signées.

Consulter votre activité récente

1. Ouvrez l'onglet Activité.
2. La liste Activité récente présente vos derniers échanges, avec le client, le résultat, la date et le montant éventuel.

Bon à savoir

• Dans Mes KPIs, un mois est affiché en vert quand l'objectif est atteint, en orange sinon.
• Les tâches terminées restent visibles dans le planning, en grisé.
• La barre de chaque indicateur personnel montre votre avancement vers l'objectif correspondant.

Finance

Budgets départements

Menu : Finance › Budgets départements · Inclus dès la formule Business

À quoi sert ce module

Ce module suit le budget de chaque département : montant prévu, dépenses réalisées, dépenses engagées et prévision de fin d'année. Il signale les départements qui risquent de dépasser leur budget. Il s'adresse à la direction, aux contrôleurs de gestion et aux responsables de département.

Ce que vous voyez à l'écran

• En haut à droite, les boutons Exporter et Nouveau budget.
• Un bandeau rouge alertes budgétaires. Chaque alerte propose un lien Voir détail.
• Cinq indicateurs : Budget annuel total, Dépensé YTD (depuis le début de l'année), Engagé, Restant et Taux moyen de consommation.
• La barre Consommation globale YTD, qui distingue le Dépensé, l'Engagé et le Disponible.
• Quatre onglets :
  • Départements : une carte par département, avec des filtres par statut.
  • Comparaison : un tableau de tous les départements, avec une ligne TOTAL.
  • Dépenses récentes : la liste des dernières dépenses, tous départements confondus.
  • Alertes : toutes les alertes, avec leur date et le département concerné.

Tâches courantes

Repérer les départements en difficulté

1. Restez sur l'onglet Départements.
2. Cliquez sur le filtre À risque ou Dépassement.
3. Sur chaque carte, lisez la Consommation YTD, le Dépensé, l'Engagé et la part du Budget annuel déjà consommée.
4. En bas de la carte, comparez le Budget annuel à la prévision (Prév.). La prévision s'affiche en rouge si elle dépasse le budget.

Consulter le détail d'un département

1. Cliquez sur une carte, sur une ligne du tableau Comparaison ou sur Voir détail dans une alerte.
2. La fiche affiche le responsable, l'effectif et le statut.
3. Parcourez les trois onglets de la fiche :
   • Vue d'ensemble : Budget annuel, Alloué YTD, Dépensé YTD, Engagé, Restant, Prévision fin d'année, la barre Consommation YTD et la Répartition par catégorie (Personnel, Équipement, Services, Déplacements, Marketing, Informatique, Formation, Divers).
   • Mensuel : pour chaque mois, l'Alloué, le Dépensé, l'Engagé et le pourcentage consommé.
   • Dépenses : les dépenses récentes du département, avec leur statut.
4. Fermez la fiche avec la croix ou en cliquant à côté.

Comparer tous les départements

1. Ouvrez l'onglet Comparaison.
2. Le tableau présente le Budget annuel, l'Alloué YTD, le Dépensé YTD, l'Engagé, le Restant, le Taux burn (rythme de consommation), la Prévision EOY (fin d'année) et le Statut.

Bon à savoir

• Statuts budgétaires : Dans les clous, À risque, Dépassement et Sous-consommé.
• Les taux de consommation sont verts jusqu'à 90 %, orange entre 91 et 100 %, rouges au-delà de 100 %.
• La prévision de fin d'année s'affiche en rouge dès qu'elle dépasse le budget annuel, en vert sinon.
• Chaque dépense porte un statut : Approuvé, En attente ou Refusé.

RH & talents

Ressources humaines

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À quoi sert ce module

Le module Ressources Humaines rassemble la gestion courante de vos équipes : effectifs, présences, demandes de congé, planning de la semaine et fiches de paie. Il s'adresse aux responsables de site et aux personnes chargées des RH.

Ce que vous voyez à l'écran

• En-tête : le titre Ressources Humaines, le secteur actif s'il y en a un, et le nombre d'employés affichés.
• Cinq onglets : Vue d'ensemble, Employés, Congés, Planning et Fiches de paie. Une pastille orange sur Congés indique le nombre de demandes en attente.
• Vue d'ensemble : quatre indicateurs (Effectif total, Présents aujourd'hui avec le nombre en télétravail, Absents pour congés et maladie, Masse salariale en brut mensuel). En dessous, Statut des équipes aujourd'hui (Présent, En congé, Maladie, Télétravail) et Répartition par département.
• Employés : une fiche par personne avec son statut, son contrat (CDI, CDD, Intérim, Apprenti), son poste, son département, son site, sa date d'arrivée, son Salaire brut, ses CP restants, ses RTT restants et son adresse e-mail.
• Congés : les soldes de congés de quatre employés, les filtres Toutes, En attente, Approuvées, Refusées, puis la liste des demandes.
• Planning : une grille de la semaine (du lundi au dimanche), une ligne par employé, avec une légende Travail, Congé, Maladie, Télétravail, Formation.
• Fiches de paie : un choix de Période, quatre totaux (Masse salariale brute, Total net versé, Charges patronales, Coût total employeur) et la liste des fiches du mois.

Tâches courantes

Traiter une demande de congé

1. Ouvrez l'onglet Congés.
2. Cliquez sur En attente pour n'afficher que les demandes à traiter.
3. Vérifiez le type de congé, les dates, le nombre de jours et le motif.
4. Cliquez sur Approuver ou sur Refuser. Un message confirme votre choix.

Ajouter un créneau au planning

1. Ouvrez l'onglet Planning.
2. Cliquez sur Ajouter un créneau.
3. Choisissez l'Employé (champ obligatoire).
4. Renseignez la Date, le Type, l'heure de Début et l'heure de Fin.
5. Ajoutez des Notes si besoin.
6. Validez avec Ajouter.

Valider et envoyer une fiche de paie

1. Ouvrez l'onglet Fiches de paie et choisissez la Période.
2. Cliquez sur la ligne d'un salarié pour ouvrir le détail de sa fiche.
3. Si la fiche est en Brouillon, cliquez sur Valider.
4. Une fois Validée, cliquez sur Envoyer au salarié.
5. Pour envoyer d'un coup toutes les fiches validées du mois, cliquez sur Envoyer toutes les validées depuis la liste.

Bon à savoir

• Le détail d'une fiche de paie montre le Salaire brut de base, les Heures supplémentaires, les Primes et bonus, les Cotisations salariales, les Retenues diverses et le Net à payer. Le Coût total employeur additionne le brut, les primes et les Cotisations patronales.
• Une fiche passe par trois statuts : Brouillon, Validée, puis Envoyée.
• Les jours restants (CP et RTT) se calculent ainsi : droits de l'année moins jours déjà pris.
• Une demande approuvée affiche le nom de la personne qui l'a validée et la date.
• Si un secteur est actif, la vue d'ensemble et la liste des employés n'affichent que le personnel de ce secteur.

Planification RH

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À quoi sert ce module

Le module Planification RH & Compétences vous aide à suivre les compétences de vos collaborateurs, leur plan de formation et les compétences qui manquent à l'organisation. Il s'adresse aux responsables RH et aux managers qui préparent les besoins en formation.

Ce que vous voyez à l'écran

• Indicateurs du haut :
  • Collaborateurs, avec le nombre d'actifs et de personnes en formation ;
  • Score moyen compétences ;
  • Heures de formation, comparées à l'Objectif ;
  • Écarts critiques, avec le Budget formation consommé.
• Quatre onglets : Collaborateurs, Matrice Compétences, Plan de Formation et Écarts & Besoins.
• Collaborateurs : une zone Rechercher un collaborateur..., puis une carte par personne avec son statut (Actif, En congé, Télétravail, En formation), son poste, son score, ses heures de formation par rapport à son objectif, ses certifications et sa prochaine formation.
• Matrice Compétences : un tableau qui croise chaque collaborateur avec les principales compétences. Le niveau s'affiche sous forme de pastille de couleur, expliquée dans la Légende : Débutant, Intermédiaire, Avancé, Expert. Un tiret signale une compétence absente.
• Plan de Formation : une carte par formation avec son statut (Planifiée, En cours, Terminée, Annulée), sa catégorie, l'organisme, la durée, le coût, les dates et les Participants.
• Écarts & Besoins : un bandeau rouge résume le nombre d'écarts critiques. Une carte par compétence manquante indique sa priorité (Critique, Haute, Moyenne) et les chiffres Requis, Disponible et Écart.

Tâches courantes

Consulter le profil d'un collaborateur

1. Dans l'onglet Collaborateurs, tapez un nom, un poste ou un département dans la recherche.
2. Cliquez sur la carte du collaborateur.
3. La fenêtre affiche son Score compétences, ses heures de Formation et ses Certifications.
4. Parcourez les onglets Compétences, Formations et Certifications. Une compétence qui arrive à échéance porte la mention « Expire le » suivie de la date.
5. Fermez la fenêtre avec la croix ou en cliquant à côté.

Repérer les compétences à renforcer

1. Ouvrez l'onglet Écarts & Besoins.
2. Commencez par les cartes Critique.
3. Comparez le nombre de personnes Requis au nombre Disponible : les silhouettes vertes représentent les personnes disponibles, les rouges celles qui manquent.

Suivre l'avancement des formations

1. Ouvrez l'onglet Plan de Formation.
2. Pour une formation En cours, lisez la barre Progression.
3. Pour une formation Terminée, lisez le Score moyen obtenu sur 100.

Bon à savoir

• La barre de formation d'un collaborateur passe au vert quand il atteint 100 % de son objectif d'heures. Elle reste orange à partir de 60 % et devient rouge en dessous.
• La matrice ne présente que les huit premières compétences de la bibliothèque.
• Pour gérer le catalogue des formations, les inscriptions et les attestations, utilisez le module Formations.

Formations

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À quoi sert ce module

Le module Gestion des Formations regroupe le catalogue des sessions de formation, les inscriptions des collaborateurs, le suivi des présences et la préparation des attestations. Il s'adresse aux responsables formation et RH.

Ce que vous voyez à l'écran

• Indicateurs du haut : Sessions totales, Inscriptions ouvertes, En cours, Attestations générées et Note moyenne (sur 5).
• Budget formation annuel : le montant consommé sur le budget total, avec le pourcentage consommé et le montant encore disponible.
• Trois onglets : Catalogue formations, Inscriptions et Attestations.
• Catalogue formations : une recherche Rechercher une formation..., un filtre de format (Tous formats, Présentiel, E-learning, Blended, Webinaire) et un filtre de statut (Tous statuts, Inscriptions ouvertes, En cours, Terminée, Complet). Chaque carte indique le format, le statut, la mention Certifiante le cas échéant, la catégorie, le formateur, le prix par personne, la date, la durée, le lieu, le nombre d'inscrits et la note.
• Inscriptions : une ligne par inscription avec le collaborateur, la formation, la date et le statut (En attente, Confirmé, Présent, Absent, Annulé), et le score s'il existe.
• Attestations : trois compteurs (Attestations à générer, Attestations générées, Formations suivies), puis la liste des participants présents à une formation certifiante.

Tâches courantes

Consulter une session

1. Dans l'onglet Catalogue formations, filtrez ou recherchez la formation (par titre ou catégorie).
2. Cliquez sur sa carte.
3. Le haut de la fenêtre affiche la Durée, le Coût/pers, le Taux remplissage et le Coût total.
4. Parcourez les onglets :
   • Informations : description, objectifs pédagogiques, prérequis, lieu et dates ;
   • Participants : la liste des inscrits ;
   • Présences & Scores : présence, score, attestation et avis de chaque participant.
5. Cliquez sur Fermer.

Générer une attestation

1. Ouvrez la session, puis l'onglet Participants. Vous pouvez aussi passer par l'onglet Présences & Scores, ou cliquer sur Générer PDF dans l'onglet Attestations.
2. Pour un participant Présent à une formation certifiante, cliquez sur Générer attestation.
3. Vérifiez l'aperçu : intitulé, nom du participant, dates, durée, score, certification et formateur.
4. Cliquez sur Générer l'attestation PDF.

Bon à savoir

• La barre de remplissage d'une session est verte, puis orange à partir de 80 % des places, et rouge quand la session est pleine.
• Dans Présences & Scores, le taux de présence s'affiche en vert à partir de 80 % et le score en vert à partir de 70/100.
• Les données de présence ne s'affichent qu'une fois la formation démarrée.
• Seuls les participants présents à une formation Certifiante peuvent recevoir une attestation.
• Le bouton Attestation de l'onglet Inscriptions ouvre directement la fiche de la session concernée.

Portail collaborateur

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À quoi sert ce module

Le Portail collaborateur est l'espace personnel de chaque salarié. Il y retrouve ses fiches de paie, ses soldes de congés, ses formations, ses demandes auprès des RH et ses documents administratifs. Il peut aussi y faire ses demandes de congé et ses demandes RH.

Ce que vous voyez à l'écran

• Bandeau d'accueil : « Bonjour, » suivi de votre nom, votre poste et votre département. À droite figurent votre Matricule, votre Site et votre Contrat.
• Six onglets : Accueil, Fiches de paie, Congés, Formations, Demandes RH et Documents.
• Accueil :
  • les annonces de l'entreprise, les plus urgentes étant marquées Important ;
  • quatre raccourcis : Demander un congé, Télécharger ma fiche de paie, Faire une demande RH et Mes formations ;
  • le bloc Soldes de congés ;
  • les blocs Dernières demandes de congé et Demandes RH récentes, chacun avec un lien Voir tout.
• Fiches de paie : le Salaire net mensuel le plus récent (avec le brut et les charges salariales), puis la liste de vos fiches avec un bouton Télécharger.
• Congés : le titre Mes congés, le bouton Nouvelle demande, une carte par type de congé (jours restants, utilisés, total, jours en attente) et l'Historique des demandes.
• Formations : une carte par formation avec son statut (Inscrit, Terminé, Disponible, Recommandé), la mention Certifiante le cas échéant, l'organisme, la durée, la date et votre score.
• Demandes RH : le titre Mes demandes RH, le bouton Nouvelle demande et la liste de vos demandes, avec leur statut et la Réponse RH quand elle existe.
• Documents : vos documents (contrat, avenants, attestations…), avec leur type, leur date, leur taille et un bouton Télécharger.

Tâches courantes

Demander un congé

1. Cliquez sur Demander un congé depuis l'accueil, ou sur Nouvelle demande dans l'onglet Congés.
2. Choisissez le Type de congé. La liste rappelle les jours restants pour chaque type.
3. Renseignez la Date de début et la Date de fin.
4. Précisez un Motif (optionnel) si nécessaire.
5. Cliquez sur Envoyer la demande. Le message Demande envoyée ! confirme l'envoi à votre responsable pour validation.

Faire une demande RH

1. Cliquez sur Faire une demande RH depuis l'accueil, ou sur Nouvelle demande dans l'onglet Demandes RH.
2. Choisissez le Type de demande : Attestation employeur, Certificat de travail, Demande de formation, Télétravail ou Autre demande RH.
3. Décrivez votre besoin dans Précisions.
4. Cliquez sur Envoyer. Une réponse est annoncée sous 48 heures ouvrées.

Récupérer une fiche de paie ou un document

1. Ouvrez l'onglet Fiches de paie ou Documents.
2. Cliquez sur Télécharger en face du mois ou du document voulu.

Bon à savoir

• Le bouton Envoyer d'une demande RH reste grisé tant qu'aucun type de demande n'est choisi.
• Un congé en cours de validation apparaît en orange sous la mention « j en attente » dans vos soldes.
• Le statut d'une demande de congé peut être En attente, Approuvé, Refusé ou Annulé. Celui d'une demande RH peut être En attente, En cours, Traité ou Refusé.
• Pour une formation terminée et certifiante, le bouton Télécharger l'attestation apparaît sur sa carte. Pour une formation Disponible ou Recommandé, un bouton S'inscrire est proposé.

Administration

Paramètres

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À quoi sert ce module

Les Paramètres système réunissent l'administration de l'application : configuration générale, apparence, utilisateurs, rôles, alertes, secteurs et journal d'audit. Ce module s'adresse aux administrateurs de votre organisation.

Ce que vous voyez à l'écran

• Menu de gauche : huit onglets, chacun avec une courte description. Sous le menu, un encadré rappelle la version de l'application.
• Configuration : un sous-menu de sept rubriques :
  • Secteur d'activité ;
  • Formule & modules ;
  • Identité visuelle (logo) ;
  • Palette de marque ;
  • Paramètres applicatifs (nom, langue, devise, fuseau horaire) ;
  • Affichage (densité, format de date) ;
  • Sécurité & sessions (durée avant déconnexion, notifications, récapitulatif).
• Palette de marque : le vert du logo, la Gamme dérivée du logo, un Aperçu avant application et un interrupteur Aperçu en direct sur l'application.
• Utilisateurs : les compteurs Total, Actifs, Admins et En attente, puis trois sous-onglets : Utilisateurs, Invitations et Historique.
• Rôles & Accès : votre Forfait actif et deux vues. Accès par formule présente le tableau des modules inclus dans chaque formule. Rôles utilisateurs détaille les droits de l'Administrateur, du Gestionnaire et de l'Opérateur.
• Seuils d'alerte : quatre blocs (Alertes de stock, Alertes licences, Alertes transferts, Résumé et rapports automatiques), chacun avec ses réglages.
• Règles d'alertes : la liste de vos règles personnalisées avec leur Condition, leur Seuil, leur Fréquence et leur nombre de Déclenchements.
• Secteurs : une carte par secteur avec ses unités de mesure, ses options de traçabilité et un interrupteur d'activation.
• Journal d'audit : le Journal des actions récentes (action, auteur, détail, date).

Tâches courantes

Régler la configuration générale

1. Ouvrez Configuration et choisissez une rubrique, par exemple Paramètres applicatifs.
2. Modifiez les réglages voulus : Langue par défaut, Devise principale, Fuseau horaire, Format de date, logo, etc.
3. Cliquez sur Enregistrer la configuration. Le message « Configuration enregistrée et appliquée. » s'affiche.
4. Pour revenir aux valeurs d'origine, cliquez sur Réinitialiser.

Inviter un utilisateur

1. Ouvrez Utilisateurs, puis cliquez sur Inviter un utilisateur.
2. Saisissez l'Adresse email.
3. Choisissez le Rôle à attribuer.
4. Cochez les Sites accessibles et les Secteurs accessibles.
5. Cliquez sur Envoyer l'invitation.
6. Suivez l'invitation dans le sous-onglet Invitations. Vous pouvez la Renvoyer ou la Révoquer.

Créer une règle d'alerte

1. Ouvrez Règles d'alertes, puis cliquez sur Nouvelle règle.
2. Renseignez le Nom de la règle (obligatoire) et une Description.
3. Choisissez le Type, la Condition, le Seuil, la Fréquence (Temps réel, Quotidien, Hebdomadaire) et la Sévérité.
4. Ajoutez des Destinataires et sélectionnez les Sites concernés.
5. Cliquez sur Créer la règle.

Changer la couleur de l'application

1. Ouvrez Palette de marque.
2. Choisissez une teinte avec la Pipette, saisissez son code, ou cliquez sur Redétecter.
3. Activez Aperçu en direct sur l'application pour essayer la couleur.
4. Cliquez sur Appliquer la palette, ou sur Revenir au vert d'origine.

Bon à savoir

• Pour un compte abonné en ligne, la formule affichée dans Formule & modules vient de votre abonnement et ne se change pas ici. Le message « Formule de votre abonnement SaaS… » vous invite à nous contacter.
• Les modules non inclus dans votre formule restent visibles dans le menu avec un cadenas.
• Le rôle limite les actions d'un utilisateur. La formule limite les modules disponibles.
• Une invitation expire au bout de 7 jours.
• Seuls le français, l'anglais et l'arabe sont entièrement traduits.
• Les couleurs des alertes et des erreurs ne changent pas avec la palette.
• Une règle d'alerte peut être activée, désactivée, modifiée (crayon) ou supprimée (corbeille, puis Confirmer).

Document généré le 26/10/2026 — MasterStock-PRO · CBJ-INFOSERVICES.